Proceso para elaborar oficios en osinergmin

PROCESO PARA ELABORAR UN OFICIO

La Gerencia de Fiscalización de Hidrocarburos Líquidos administra y controla el proceso de supervisión de sus diferentes unidades. Entre sus funciones se encarga del control de calidad, cantidad, informalidad y aportes de las empresas o personas supervisadas. Para llevar a cabo sus funciones dispone elaborar oficios, documentos importantes en el trámitedocumentario.

En el proceso para elaborar un oficio se encarga desde el registro de este documento hasta el correspondiente documento generado resultado del proceso, en el diagrama de flujo se puede observar los movimientos del documento.

DIAGRAMA DE FLUJO DE UN OFICIO



































MANUAL DE PRODECIMIENTO PARA ELABORAR UN OFICIO


Paraelaborar un oficio en el sistema se debe seguir los siguientes pasos:

a. Ingresar al sistema
b. Elaborar el oficio
c. Elaborar el reporte
d. Cerrar sesión



A. INGRESAR AL SISTEMA

1. Ingresar al intranet y seleccionar la opción Nuevos Sistemas y escoger la carpeta gestión documentaria – menú.












2. Ingresar los datos solicitados. Debeingresar su usuario, contraseña y el database. Finalmente pulse el botón “connect”.


Atención: Si usted no ingresa correctamente sus datos, el sistema mostrará el siguiente mensaje “El Usuario o Clave son incorrectos”:








3. Si los datos ingresados han sido correctos. Aparecerá la ventana de parámetros generales y presionar enter.




















4.Seleccionar el mes correspondiente y presionar “Aceptar”.


















B. ELABORAR EL OFICIO


1. Después de haber iniciado sesión, aparecerá la ventana del Sistema Integral de Gestión Documentaria




2. Ud. se debe dirigir a la opción “Trámite de Documentos”, luego seguir la ruta: ingreso de documentos, documentos internos. Escoger la opción documentosinternos.


3. Se abrirá la siguiente ventana para su llenado.




















4. Digitar “E4”, puesto que es el código para elaborar un oficio o presionar la flecha hacia abajo y escoger la opción en los tipos de documentos.













































5. Dirigirse al campo de destino y presionarla flecha hacia abajo, digitar el nombre de la empresa o persona a buscar y “Aceptar”. En algunos casos el nombre no aparece en la base de datos para eso se ingresa un nuevo registro. VER ANEXO N° 1.














6. En la parte central Ud. debe Rellenar los espacios con los datos del oficio de manera ordenada.






















7. En la parteinferior dirigirse a Tipo Servicio y en el espacio en blanco Ud. debe digitar “GFH”, puesto que es el código correspondiente o presionar la flecha hacia abajo y escoger la opción en los tipos de servicios.










8. Luego Ud. debe digitar en tipo de tramite “224” y saldrá el contenido No Especificado




















9. Luego digitar “400” o el número quecorresponda según sea el caso, o presionar la flecha hacia abajo y escoger la opción el Estado Tramite.












10. Presionar el botón “Destino” para registrar el oficio elaborado, luego de esto aparecerá una ventana de generación.




















11. En la ventana de generación Ud. debe escoger la opción “311 mensajería”.12. Luego presionar la flecha hacia abajo y pulsar el botón “OK” que aparece en la ventana usuarios.


















13. Después Ud. debe pulsar el botón “Aceptar” para cerrar la ventana de generación.




















14. Finalmente Ud. debe anotar el número del oficio en el documento físico. De esta forma concluye el proceso de registro...