Proceso

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Proceso de Consultoría de la

Dirección General de Eficiencia Administrativa

















Agosto 2002

CONTENIDO






IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE 2


PROCESO DE DIAGNÓSTICO 4INVESTIGACIÓN DE MEJORES PRÁCTICAS 6


TRANSFORMACIÓN DEL PROCESO 8


ANÁLISIS DE BENEFICIOS (COMPARATIVO DEL AHORRO CON EL DISEÑO DE MEJORA DEL PROCESO) 11


IMPLANTACIÓN DE ACCIONES 12


EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 13


DOCUMENTACIÓN DE LA CONSULTORÍA 14


PREPARACIÓN PARA CERTIFICACIÓN (OPCIONAL) 15



DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONSULTORÍA PARA MEJORARLOS PROCESOS DE ALTO IMPACTO (PAI) EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL.






















IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE


Estudio preliminar de la institución

Investigación previa para conocer el contexto de la institución dentro de la Administración Pública Federal, por ejemplo: sector al que pertenece, interacción con otras instituciones públicas y organizaciones nogubernamentales; políticas públicas que la rigen, entre otros.

Debe considerarse la información que amplíe el entendimiento general de las necesidades de desarrollo administrativo de la institución, y desde el punto de vista del consultor, cuáles podrían ser las prioridades de ésta con respecto a su problemática. Es necesario incluir su planeación estratégica y metas presidenciales.

En estepunto el rol del consultor es recabar toda la información posible, referente a la institución con la que colaborará, de una manera general porque aún no interactúa ni tiene un contacto.


Identificación de actores involucrados

Es la identificación de los participantes de las instituciones involucradas y la designación del grupo de facilitadores durante el proceso de consultoría, así como,la definición de los compromisos y roles a desempeñar. Particularmente deben identificarse las figuras que participan en el esquema de intervención de la DGEA: área de Control y Evaluación del OIC, responsable de Innovación y Calidad, los dueños del proceso y los representantes de la SECI en SECOMAD.


Coordinación y acuerdos con actores involucrados

Establecimiento del contacto con losparticipantes involucrados; implica el entendimiento de las necesidades actuales de la institución además de la coordinación de la presentación y propuesta de colaboración, documentación de los acuerdos y registro de los involucrados.


Integración del equipo de trabajo

Es muy importante conducir la integración y el mantenimiento del equipo de trabajo, definiendo roles, responsabilidades,compromisos y entregables de cada actividad con el propósito de asegurar los resultados a través de la participación interinstitucional.


Negociación de la Carta de Servicio

Comprende la definición de los servicios y la factibilidad del apoyo por parte de la SUDSA; asimismo, los compromisos de accesibilidad, facilidad y operación por parte de las instituciones involucradas y la definición decompromisos y roles a desempeñar por cada uno de los participantes. En esta etapa se formaliza el programa de trabajo con las especificaciones de los responsables y fechas establecidas.



PROCESO DE DIAGNÓSTICO


Planeación y selección de técnicas

Es la parte inicial del diagnóstico en la que se definen de manera simple el propósito, el alcance, el plan y si se requieren, las técnicas deapoyo para las etapas de observación y recopilación de datos, para ello, el consultor utilizará el formato de “plan para el diagnóstico” diseñado para eso, el cual será el entregable de esta tarea en el sistema MS Project.

Es aquí donde se establecen los compromisos de fechas de realización del diagnóstico, la secuencia de tareas para la consecución y se generan los contactos con las áreas...