procesos de archivos de gestion, central y fondos acumulados

1. Unidades de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Cajas: material elaborado por cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Con diferentes tamaños y dimensiones.
Almacenamiento: lugar donde reposan los archivos es decir archivero o estantería.Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Amarre: proceso para reforzar estructuralmente las unidades conservación a transferir y ala vez facilitar su traslado este procedimiento se realiza mediante el empleo de la cinta de faya o hiladillo.
Embalaje: una vez cumplidos los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, seprocederá al embalaje utilizando cajas que cumplan las especificaciones mínimas por el AGN los tomos se deben disponerse verticalmente con los tomos hacia arriba unos seguidos de otros con sus debida cajas a transferir enumeradas consecutivamente.
2. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR
Primeramente hacemos la revisión de los tiempos y transferencias en la talas TRD después unaeliminación de aquellos documentos duplicados siempre conservando originales.
Después es aconsejable que la unidad administrativa cumplimente el formulario hoja de previsión de transferencia de documentos.
Revisar los documentos, agrupación de los documentos en expedientes, colocar los expedientes en carpetas cuatro aletas aconsejablemente y finalmente realizar el FUID y sus respetivas carpetas con suscajas debidamente rotuladas y así proceder a la formalización de la transferencia.
3. ORGANIZACIÓN DE DOCUEMNTOS TRANSFERIDOS
La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo el fondo en unidades de instalación, ya sea en cajas, legajos o libros.
Consiste en reconstruir el cuadro declasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las estanterías para añadir la documentación que se va agregando con el tiempo; más, como quiera que no sea posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo quese trate de archivos muy pequeños y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados.
“Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de archivo, las cuales, se numerarán consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos; posteriormente deberán ser ubicadasen la estantería correspondiente.
Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura topográfica”. (Resolución AGN026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 14).
4. concepto y aplicación de verificación
Verificar los documentos que contenga sus respectivas firmas, sellos, membretes es decir ver la originalidad del documento, pagos, actos a registrar y copias de documentos, verificar recaudos ver sus documentos a radicar, verificar documentos radicadosver sus documentos a calificar, registrados.
Verificar que el número de imágenes digitalizadas corresponda al mismo número de imágenes físicas.
Verificar la calidad de la legibilidad de las imágenes.
Hacer una revisión mínima de la autenticidad del documento.
Pasar a confrontación para verificar que las matrículas asociadas al documento estén bloqueadas para generar el reparto para cada...