Procesos de reunion
Páginas: 2 (496 palabras)
Publicado: 22 de septiembre de 2010
En muchas reuniones de trabajo, los participantes se pasan largas horas sin lograr avances. Sin embargo, la aplicación de algunas sencillas reglas puede hacer maravillas sobre la productividad...Por Julián Lichtmann
En un artículo anterior publicado en MATERIABIZ, presentábamos el caso de un equipo gerencial que mantenía (como tantos otros) largas reuniones improductivas.
A grandesrasgos, sus problemas principales eran en la ausencia de un facilitador para los encuentros, la falta de reglas claras, expresiones de deseos no transformadas en propuestas concretas, falta de claridadsobre cómo tomar las decisiones y pujas sobre quién tenía la razón en caso de desacuerdo.
Mi desafío consistía en ayudarlos a superar estos obstáculos para optimizar tiempo y eficacia.
En aquellaocasión, aconsejé a dos gerentes que trabajaran alternadamente como facilitadores de las reuniones. Es decir, los ayudé a prepararse para cumplir con las siguientes tareas:
1) Consensuar con elgrupo ciertas "reglas del juego" para ordenar la interacción y hacerlas cumplir durante las sucesivas reuniones.
Esto incluye, por ejemplo, reglas sobre llamados a celulares y mensajes de texto, eluso de la palabra y las interrupciones.
2) Explicitar y cuidar el propósito de cada reunión: los temas a debatir y los objetivos a alcanzar.
3) Asegurarse que, más allá de su personalidad, cadamiembro del equipo exprese su propia voz y que sus intereses sean reconocidos y tenidos en cuenta durante la reunión.
4) Cuidar el producto de la reunión. Lograr que las intenciones y deseos sobrelos que existe consenso se traduzcan en compromisos concretos, con responsables y fechas asignados.
5) Producir minutas de la reunión que incluyan exclusivamente los compromisos acordados, y tenerpresente dichos compromisos en futuras reuniones.
6) Manejar los desacuerdos de modo que las partes involucradas se sientan comprendidas y consideradas, y encauzar la conversación como la...
En un artículo anterior publicado en MATERIABIZ, presentábamos el caso de un equipo gerencial que mantenía (como tantos otros) largas reuniones improductivas.
A grandesrasgos, sus problemas principales eran en la ausencia de un facilitador para los encuentros, la falta de reglas claras, expresiones de deseos no transformadas en propuestas concretas, falta de claridadsobre cómo tomar las decisiones y pujas sobre quién tenía la razón en caso de desacuerdo.
Mi desafío consistía en ayudarlos a superar estos obstáculos para optimizar tiempo y eficacia.
En aquellaocasión, aconsejé a dos gerentes que trabajaran alternadamente como facilitadores de las reuniones. Es decir, los ayudé a prepararse para cumplir con las siguientes tareas:
1) Consensuar con elgrupo ciertas "reglas del juego" para ordenar la interacción y hacerlas cumplir durante las sucesivas reuniones.
Esto incluye, por ejemplo, reglas sobre llamados a celulares y mensajes de texto, eluso de la palabra y las interrupciones.
2) Explicitar y cuidar el propósito de cada reunión: los temas a debatir y los objetivos a alcanzar.
3) Asegurarse que, más allá de su personalidad, cadamiembro del equipo exprese su propia voz y que sus intereses sean reconocidos y tenidos en cuenta durante la reunión.
4) Cuidar el producto de la reunión. Lograr que las intenciones y deseos sobrelos que existe consenso se traduzcan en compromisos concretos, con responsables y fechas asignados.
5) Producir minutas de la reunión que incluyan exclusivamente los compromisos acordados, y tenerpresente dichos compromisos en futuras reuniones.
6) Manejar los desacuerdos de modo que las partes involucradas se sientan comprendidas y consideradas, y encauzar la conversación como la...
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