Procesos depurativos libros de juntas accion comunal

PARA ACTUALIZAR EL LIBRO DE REGISTRO DE AFILIADOS(AS) DE LA JUNTA, TENGA EN CUENTA LO SIGUIENTE...


Actualizar el registro de afiliados(as) de una Junta de Acción Comunal (JAC) es un proceso mediante el cual se pone al día el listado de residentes afiliados(as) a ésta, que permite saber con cuantos afiliados cuenta la organización en una fecha determinada para cumplir con los objetivos paralos que fue creada.

Existen tres procesos que permiten mantener actualizado el libro de registro de afiliados(as): Proceso de revisión secretarial, Proceso declarativo y Proceso disciplinario.

1. Proceso de revisión secretarial:
Es el proceso mediante el cual el Secretario (a) de la JAC mantiene actualizado el libro de registro afiliados (as), para lo cual adelanta las siguientes tareas:
a.Revisar que los afiliados (as) a la JAC se encuentren registrados en el libro sólo una vez. En caso que encuentre más de un registro para un mismo afiliado (a), el secretario(a) debe anular los registros repetidos y dejar como único el más antiguo de éstos.
b. Verificar que los registros contengan todos los datos requeridos (Número de Orden, Fecha de afiliación, Nombres y Apellidos, Documentode Identidad, Dirección, Teléfono, Edad, Sexo, Ocupación, Comisión de Trabajo, Firma y Observaciones). En caso de encontrar registros incompletos procurar su consecución.
c. Revisar que cada registro este debidamente firmado o colocada la huella (caso de los afiliados (as) que no saben escribir). De presentarse ausencia de firma o huella debe proceder a excluir del libro dichos registros, puesson prueba de inscripciones de personas que jamás adquirieron la calidad de afiliados(as). Se debe tener cuidado con los registros de afiliados (as) que figuren sin firma porque algunos pueden corresponder a: Personas que solicitaron su afiliación ante la Personería Local o ante el DAACD, registros que fueron transcritos después de adelantar, aplicando el debido proceso, depuración al libro, loscuales se deben contar como registros hábiles.
d. Verificar la existencia de cartas de renuncia en la cual el afiliado (a) expresa su voluntad de renuncia y/o retiro de la organización. De encontrarse tales documentos se deben cancelar dichos registros.
e. Revisar que la numeración (número de orden) de los registros no presente inconsistencias a fin de determinar el número total de afiliados(as) al libro en una fecha determinada. De hallar inconsistencias se deben hacer las correcciones y constancia en el libro debidamente firmada por Secretario (a) y Fiscal de la JAC.
f. Mantener, en lo posible, actualizado el registro de cada afiliado(a) respecto de su residencia, documento de identidad, dirección, teléfono, etc. a fin de tener una información clara, objetiva, veraz y completa delos afiliados a la organización comunitaria.

2. Proceso declarativo
Es el proceso que realiza la CCC de la JAC para excluir de la JAC a aquellos afiliados (as) que, a pesar de no haber violado las normas comunales, no pueden seguir perteneciendo a la organización comunal por las siguientes causales: 1) Fallecimiento. 2) Cambio de residencia por fuera del territorio de la JAC. Se desarrollade la siguiente manera:

a. El secretario (a) de la JAC, elabora una lista de los afiliados (as) que presuntamente han fallecido y de aquellos que ya no residen en el territorio de la JAC.
b. Se entrega el listado a la CCC de la JAC para que la misma, de forma inmediata, inicie el debido proceso que garantice los principios de publicidad, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad ycontradicción; así como el derecho de defensa, para lo cual debe adelantar los siguientes pasos:


• Adopta, mediante decisión plasmada en documento denominado AUTO, la apertura del proceso declarativo en contra de los afiliados (as) presuntamente fallecidos (as) y/o de aquellos (as) que han cambiado de residencia fuera del territorio de la JAC.
• Comunica a los afectados (as) sobre la apertura del...