Producción

Organización de Eventos

Los eventos pueden ser una buena ayuda tanto para el posicionamiento y difusión de empresas, instituciones u organizaciones, como de sus productos o servicios.
Los eventos son una interesante herramienta dentro de las estrategias de marketing y comunicación.
Para la organización de un evento es necesario realizar un análisis interno, definiendo qué objetivos se buscaalcanzar, cuáles son los recursos humanos, económicos y técnicos con los que cuenta la empresa y -en función de éstos-, optar por la tipología que más se adapte a dichos objetivos y recursos. A su vez, es recomendable conocer qué tipo de eventos están organizando las empresas competidoras, para poder innovar y ofrecer al público instancias más creativas y originales.
Existe una gran variedad deformas a través de las cuales las empresas pueden participar en eventos: desde organizar uno propio a participar en los organizados por otras firmas; por ejemplo: exposiciones sobre temáticas relacionadas con los productos y servicios que ofrece la empresa, donde -sin tener el riesgo económico de organización- se accede al público objetivo, el usuario/consumidor potencial de sus servicios yproductos.
Otra forma de participar en eventos son los auspicios económicos o a través de canjes, en actividades que -ya sea que estén o no vinculadas con sus productos o servicios- les permita crear una imagen positiva de la compañía en la mente del consumidor y generen una posibilidad de acercamiento con el público-meta, que la empresa esté interesada en captar.
Debemos tener en cuenta que ladecisión de organizar un evento como instancia de difusión, puede no implicar un beneficio económico inmediato, sobre todo si sólo se participa en eventos aislados, por lo que deberían realizarse acciones con una mínima continuidad en el mediano y largo plazo, donde se puedan evaluar respuestas posteriores. En este sentido lo recomendable es fijar dentro de cada empresa un plan de trabajo que incluyala participación, a través de una agenda de eventos prefijados anualmente.
A la hora de armar un presupuesto deberían contemplarse ciertos ítems fundamentales que ayudan a delinear el tipo de evento a realizar, respondiendo a los objetivos prefijados en un comienzo:
Público al que se desea llegar.
Imagen, publicidad y difusión.
Ámbito de realización de los eventos.
Forma de financiación:autofinanciación, cobro de aranceles de inscripción, gestión de auspicios con otras empresas.
Dinámica del evento: desayunos de trabajo, seminarios, congresos, lanzamientos de producto, ruedas de negocios.
Sistema de acreditación.
Personal de apoyo.
Servicio de catering, dependiendo de la dinámica elegida.
Artículos de promoción: merchandising para distribuir entre los asistentes, folletos,carpetas institucionales, banners, kioscos interactivos habilitados para la realización de juegos que incluyan (el/los) logotipos de la empresa o producto.
Mobiliario, dependiendo de la imagen que se busque darle al ámbito de realización.
Presentación, a través de proyecciones multimedia, láser y musicalización.
Soporte técnico.
La organización de eventos es posible dentro de la estrategia decomunicación de cualquier tipo de empresa, sólo debemos plantear cuáles son los objetivos y realizar un buen análisis de los recursos con que se cuenta para cumplir con ellos.
Considerar seriamente los puntos mencionados implica transformar los gastos derivados de cualquier evento, en una inversión cuyos resultados sean mensurables en distintas instancias a mediano y largo plazo.

EXPOSICION:A - El antes de la exposición:

Antes de la exposición es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos:
1. Concientización
2. Desarrollo e investigación
3. Preparación del Material
4. Preparación de las instalaciones físicas
5. Preparación psicológica
6. Audiencia
7. Preparación de pantallas o transparencias
8. Presentación Personal
9. Puntualidad
10. Programación de la...