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1. Medidas de control al efectivo dentro de la empresa

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Control de tesorería
Tena Rodríguez, Vicente

I. CONCEPTO

El control de tesorería se puede definir como el conjunto de políticas, mecanismos y documentos al servicio de la dirección empresarial, que permite alcanzar a la empresa ser eficiente en la gestión del disponible y de los recursos financieros a corto plazo.

Como lagestión del disponible está sometida a ciertos riesgos, el proceso de control debe estar muy bien diseñado y debe hacerse con regularidad y precisión. En este sentido, los objetivos que se plantee cualquier sistema de control de tesorería deben ser, al menos, de dos tipos:

- Operativos-financieros: tienen en cuenta la planificación de flujos de caja de la empresa para, de esta forma, poderhacer frente a los distintos compromisos de pago, sin que existan recursos ociosos, que suponen una elevada pérdida de rentabilidad empresarial.
- Contables: hacen referencia a los registros de cobros y pagos en fecha y forma, y a que los saldos estén representados en el Balance según los principios del Plan General de Contabilidad.
Dentro del control de tesorería, se pueden distinguir dos tipos decontrol: el control interno y el control externo.

II. CONTROL INTERNO

El control interno del departamento de gestión de fondos resulta esencial en la operativa de la empresa; por este motivo, se debe detallar, documentar y cumplimentar estrictamente, siendo necesario que varias personas estén involucradas en el proceso de decisión/acción.

La cuestión principal está relacionada con elmovimiento del dinero fuera de las cuentas de la empresa en particular cuando los fondos se transfieren a terceros con el respaldo de instrucciones telefónicas o de télex. A este respecto, la introducción de la transferencia electrónica de fondos puede aliviar algunas preocupaciones.

También es necesario llevar un control con respecto a los informes de situación. Con este fin debe existir unsistema automático de información que debe ser comprobado y revisado por la alta dirección, en el que se deberían incluir los sistemas informatizados de tesorería. Otro aspecto de la información es el registro en un diario de todas las transacciones para las consultas diarias.

Los procedimientos de selección de personal exigen un control cuidadoso. Se deben solicitar referencias y convenir un períodoinicial de empleo, antes de conceder poderes a los nuevos empleados para comprometer los fondos de la empresa. Todas las medidas de control se deben incorporar a un manual de procedimientos del departamento, que se irán poniendo al día introduciendo los cambios o adiciones a medida que se produzcan.

El manual describirá los objetivos del departamento; las líneas maestras o parámetros dentro delos cuales debe funcionar; sus actividades, incluyendo cómo se deben efectuar las transacciones; y cualquiera de las partidas específicas, tales como la interfase con las afiliadas cuando el departamento actúa en su nombre. El contenido del manual se habrá acordado con la alta dirección y servirá de referencia para las comprobaciones de auditoria.

El control se apoya sobre el concepto de que,por lo menos, estén implicadas dos personas en los procesos para cualquier clase de decisión o de autorización. Desde luego, siempre existe el peligro de connivencia, pero el riesgo se reduce introduciendo un tercer elemento, por ejemplo, un departamento que controle los saldos bancarios.

Todas las transacciones deben ser sometidas a aprobación, para lo cual lo más conveniente es usarformularios estándar preimpresos. Las actas para aprobación pueden establecerse por separado o formar parte del documento que registra la transacción. Los formularios preimpresos para el registro de las transacciones deben ser también impresos de trabajo. En una fecha posterior, suele ser útil revisar a qué otros bancos se solicitaron cotizaciones y cuál fue su rendimiento relativo.

Estos impresos...