PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL

PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL
A partir de la promulgación de la Ley General de Archivos 594 de 2000, se establece la responsabilidad de la administración pública y de los funcionarios dearchivo en la conservación de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con las tecnologías de avanzada. Para cumplir con este objetivo, se requiere garantizar espacios e instalacionesnecesarias para el correcto funcionamiento de los archivos, así como proporcionar adecuadas condiciones ambientales, mobiliario, almacenamiento en unidades de conservación -como cajas y carpetas- yprácticas de manipulación y mantenimiento.
Con el fin de llevar a cabo este precepto legal, la Ley General de Archivos 594 de 2000, en el título XI., promulga la obligación de implementar un SistemaIntegrado de Conservación, en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Este Sistema se define como el conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes conel sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando laintegridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital. (ArchivoGeneral de la Nación. Reglamento General de Archivos. Art 60)
Para implementar este Sistema, una estrategia fundamental de preservación y conservación lo constituye el adecuado almacenamiento dedocumentos en cajas y carpetas dependiendo de las diferentes etapas del ciclo vital por las cuales atraviesa la documentación de archivos: por eso se habla de Cajas para Archivo Central ( Ref: X200, X300y AGN) y Cajas para Archivo Histórico (Ref X100) ; éstas son acciones que se enmarcan en la denominada conservación-preventiva proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento...