PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL



SUBPROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GD-PG-001
Versión 5
2013








Contenido
Contenido 2
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. RESPONSABLE: 3
4. DEFINICIONES 3
5. CONSIDERACIONES GENERALES. 9
6. MARCO LEGAL 10
6.1 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA NECESARIA PARA EL DESARROLLO DEL PGD 11
6.1.1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 11
6.1.2. RECEPCIÓN DEDOCUMENTOS 12
6.1.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 13
6.1.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 13
6.1.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 13
6.1.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 16
6.1.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 17
6.1.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 19
6.1.9 PLAN DE EMERGENCIA 21
7. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 24
8. SUBPROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SSPD 26
8.1.1 RECEPCIÓN DOCUMENTAL 28
8.1.2 TRAMITEDOCUMENTAL 53
8.1.3 ENVÍO DE DOCUMENTOS 57
8.1.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 145
8.1.5 CONSULTA Y PRÉSTAMO DOCUMENTAL 164
8.1.6 ADMINISTRACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD 166
9 PLAN DE CONTINGENCIA 170
9.1 EQUIPO RESPONSABLE DE LA CONTINGENCIA 170
9.2 ESCENARIOS PARA LA ACTIVACIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIA: 171
10. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN 175
10.1 INFRAESTRUCTURA 177
10.1.1CARACTERÍSTICAS FÍSICAS: INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO 177
10.1.2 MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES 183
10.1.3 LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO 183
10.1.4 CONTROL DE PLAGAS. 184
10.1.5 PLAN DE EMERGENCIA 186
10.2 DOCUMENTOS 205
10.2.1. DISPOSICIÓN FÍSICA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 205
11. FORMATOS Y REGISTROS 209
12. ACTUALIZACIÓN 209
ANEXOS 210

1. OBJETIVO

Normalizar deforma sistemática las actividades inherentes al sub proceso de gestión documental que incluyen: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y préstamo de los documentos, conservación y disposición final, de tal manera que se ajusten a la normatividad vigente.
2. ALCANCE

Se aplicará al manejo de toda la documentación y archivos físicos y virtuales de la Superintendenciade Servicios Públicos Domiciliarios

3. RESPONSABLE:

Grupo de Gestión Documental y servidores designados para la gestión documental de cada área.

4. DEFINICIONES

Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su consulta a las áreas y/o personal autorizado.

Afuera o Testigo: Es una ficha o formato que queda en el lugar de un documento que ha sidoprestado.

Almacenamiento: Lugar donde se ubican y guardan los registros.

Archivar: Acción realizada a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO, por la persona que tiene asignado en su usuario un radicado de entrada, resolución, memorando, salida o cualquier documento que tiene número de radicado y el cual ha terminado trámite. Con esta acción el documento pasa inmediatamente a un campodenominado “DEPENDENCIA DE SALIDA” con código 999, el cual no es visible para los usuarios de ORFEO pero que queda registrado en el histórico del documento.

Archivo central: “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propiasoficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.
Archivo de gestión (administrativo, activo de oficina): “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000
Archivo electrónico: Es elconjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Acuerdo 60 de 2001
Archivo histórico “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”....