Programas y presupuestos

PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS

Programas

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La importancia de los programas es que:

Suministran información e indican el estado de avance de lasactividades
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad
Determinan los recursos que necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente
Determinan eltiempo de iniciación terminación de actividades
Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de esfuerzos

Lineamientos:

Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.
La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades dela empresa.

La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos
Aquellos que estén involucrados en el mismo

Deben ser factibles
Evitar que los programas se contrapongan entre sí
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, asímismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.

Presupuestos

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

Características:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamenteEstá expresado en términos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización
Reglas sobre los programas y presupuestos
Los programas son aquellos planes en los que no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cadauna de sus partes.
Así como es de la esencia de las políticas orientar genéricamente la acción, y de los procedimientos fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la fijación del tiempo requerido para una de sus partes.
Los programas pueden ser generales y particulares, según se refieran a toda la empresa o a un departamento en particular. Debe advertirse que los géneros“general y particular” son relativos, como lo son el género y la especie; así tan sólo los programas para toda la empresa son siempre generales, en tanto que, por ejemplo, los de producción serán particulares en relación con los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas de mantenimiento, de troqueles, etc.
Primera regla
Todo programa debe contar ante todo, con la aprobaciónde la suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.
Segunda regla
Debe hacerse siempre “la venta” o convencimiento a los jefes de línea que habrán de aplicarlos.
Tercera regla
Debe estudiarse el “momento” mas oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo.
Planeación

Antes de iniciar una acción administrativa, esimprescindible determinar los resultados que pretende
alcanzar el grupo social (empresa), así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para
que este funcione eficientemente.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación.

Concepto de Planeación según…

Agustín Reyes...