Projec

MANUAL DE

MICROSOFT

PROJECT

Descripción de la gestión de proyectos

Microsoft Project es una aplicación de gestión de proyectos, que nos ayudará a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado. Antes de ver como utilizar esta aplicación vamos a aclarar algunas dudas un tanto teóricas que nos ayudarán a una mejor comprensión de la misma.

¿QUE ES UN PROYECTO?Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo:

o Antes del proyecto:
✓ Definir el proyecto, determinando cuales son las tareas que hay que realizar para conseguirlo.
✓ Identificarquien se encargará de cada tarea.
✓ Detallar cuándo se va a comenzar cada una de esas tareas y cuánto se va a tardar en realizarlas.
✓ Determinar el coste total del proyecto.
o Durante el proyecto:
✓ Anotar cuándo se ha comenzado y terminado en realidad cada tareas.
✓ Indicar que problemas van surgiendo.
✓ Realizar los ajustes necesarios alproyecto ante situaciones inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto.
✓ Mantener el seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
o Al finalizar el proyecto:
✓ Evaluarlo para realizar proyectos más efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes.

DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vezque hemos definido nuestro proyecto sólo nos queda decidir cómo y cuándo se alcanzará el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto está formado por las partes siguientes:

Tareas: También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qué tareas hay quedesarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos serían: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,… Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones serían: visitar agencias de viajes, ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel,…

Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la llamada“Estructura de descomposición del trabajo”. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencias, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultáneamente.

También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duración en semanas, días, horas o minutos.Normalmente, para estimar la duración de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:

1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares.
2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.
3. Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información.

•Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duración cero ya que marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querrá decir que el proyecto se ha concluido.
• Recursos: En los recursos están incluidas en personas, herramientas,instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.

GESTION DE PROYECTOS

Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestión de proyectos podemos:

• Ver cómo algún cambio en...