Propuesta De Un Sistema Automatizado Para Mejorar El Control Y La Eficiencia En El Registrode Tramites

Propuesta de un Sistema Automatizado para Mejorar el Control y la Eficiencia en
el Registro del Estado Familiar en la Alcaldía Municipal de la Villa de Polorós del
Departamento de la Unión.

 
 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 

  

 

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CAPITULO I
1. Formulación del Problema
1.1 Titulo Descriptivo del Proyecto
Propuesta de un Sistema Automatizadopara Mejorar el Control y la Eficiencia en
el Registro del Estado Familiar en la Alcaldía Municipal de la Villa de Polorós del
Departamento de la Unión.

1.2 Situación Problemática
Las alcaldías son entes responsables que según la Ley Transitoria del Registro
del Estado Familiar, deben ofrecer de forma eficiente los registros de trámites
como:

Partidas

de

Nacimientos,

Matrimonios,Divorcios,

Defunciones,

Modificaciones, Reposiciones, Subsidiarios y Marginaciones.
Al realizar la investigación preliminar en la Alcaldía Municipal de la Villa de Polorós
se observaron dificultades en la atención a los ciudadanos que demandan el
servicio de la Unidad de Registro del Estado Familiar; en relación a la solicitud de
documentación registrada con anterioridad, esto sedebe a que, los procesos
manuales demandan mayor tiempo de elaboración para los empleados en la
obtención de los registros con un mínimo control en su almacenamiento.

Es por ello que era de vital importancia que en esta alcaldía se realizara un
estudio de factibilidad para permitir establecer los parámetros que determinaron
los requerimientos necesarios para el desarrollo de la aplicación ypoder proponer
de esta manera

la implementación de un sistema que optimizara de manera

eficiente la calidad del servicio que la Unidad de Registro del Estado Familiar
presta a la población.

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La importancia de la automatización en los Registros del Estado Familiar radica en
que las alcaldías logren salvaguardar los registros que los ciudadanos por Ley
deben hacerllegar a estos lugares.
En conclusión la situación problemática se debe al deterioro de los libros, falta de
personal y la poca eficiencia del sistema manual del registro que vuelve lento los
trámites que en la Unidad de Registro del Estado Familiar se exigen, así mismo
el no contar con la elaboración de un reporte específico de la información
registrada.

Lo cual nos permitió determinar que enla Municipalidad de la Villa de Polorós
deben comprometerse necesariamente a buscar medios de solución que le
permitan brindar un mejor servicio a sus ciudadanos.
Dado que al no contar con la automatización del sistema manual existente para la
Elaboración, Registro y Control de los documentos, se seguirán ocasionando
retrasos

por lo que estas dificultades

provocan algunas de lassiguientes

situaciones:
•

Cuando hay un incremento en la demanda de los servicios en la Alcaldía y
a ello se suma el de la emisión de Partidas de Nacimientos, Matrimonios,
Divorcios, Defunciones, Modificaciones, Reposiciones, Subsidiarios y
Marginaciones, estos en la actualidad no pueden emitirlos con la rápidez
que se requiere ya que el personal del Registro del Estado familiar no
estaúnicamente para brindar este servicio y solamente hay tres personas
para realizar cada uno de los procesos de manera manual.

•

El carecer de un mecanismo de Automatización del Sistema actual para la
Elaboración, Registro y Control de los documentos tales como: Partidas de
Nacimientos,

Matrimonios,

Divorcios,

Defunciones,

Modificaciones,

Reposiciones, Subsidiarios y Marginacionespermite que ocurran acciones
tales como:
o Lentitud de los procesos para la elaboración y entrega de una
determinada partida.
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o Pérdida de tiempo para buscar y corregir inconsistencias o errores
en las partidas.
o Deficiencia en el Registro y Control de los asientos en los libros.
o Dificultad para elaborar los reportes.
•

Gastos adicionales, que pueden...