PROTOCOLO DE ADQUISICION DE INSUMOS NY3

PROTOCOLO DE ADQUISICION DE INSUMOS


La adquisición de insumos necesarios en Óptica NEW YORK se llevara a cabo con una periodicidad mensual teniendo en cuenta el inventario de existencias físicas que haya en el servicio y el consumo promedio mensual (CPM) histórico de cada uno de los insumos.
La adquisición de los insumos debe ser realizada teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:Establecer los posibles proveedores para la adquisición del insumo y solicitar cotización.
Una vez se tenga la cotización de los diferentes proveedores se procede a consolidar la información, detallando las condiciones de los convocados tales como certificado de calidad, requisitos legales, etc.
Análisis comparativo de las propuestas presentadas

Para que exista una credibilidad en el proceso yevaluar el impacto de la compra, se han establecido diferentes mecanismos para realizar el seguimiento a la ejecución de la compra, según lo pactado con el proveedor. Se evaluaran los siguientes aspectos:
Cantidades, ejecución y toma de descuentos
Cumplimiento del proveedor en:
Precio
Descuento
Entrega
Calidad
Soporte técnico-científico de ser necesario
Seguimiento en el proceso interno de laejecución de compra
Vigilancia en tiempos de entrega
Cumplimiento de pagos

Como resultado del seguimiento de este proceso, el proveedor escogido será incluido dentro del listado oficial de proveedores del consultorio.
ORDENAMIENTO


BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO

1. GENERALIDADES


1 Luz: algunos insumos sufren cambios en su estructura química (degradación) al ser expuestos a la luz directa yasea natural o artificial, por lo cual es indispensable conservarlos siempre en sus empaques originales.
2 Condiciones higiénicas: las áreas y los productos se deben mantener libres de polvo y se debe instaurar un efectivo control de plagas.
3 Se debe evitar la mezcla de insumos con los productos utilizados para el aseo o cualquier tipo de producto que pueda afectar su función por contaminación.
4Los pisos y paredes deben ser con materiales que faciliten su limpieza, así como evitar acumulación de polvo y otras sustancias.
5 Rotación de inventarios: asegurar el uso de un sistema FEFO (primero que expira, primero que sale) tal que se provea el movimiento de las existencias que expiran primero como prioridad.
6 Es importante revisar periódicamente el listado de productos del próximovencimiento.


MANTENIMIENTO DE AREAS
Áreas de almacenamiento: deben estar ordenadas y limpias, los productos deben estar derechos y bien alineados, el área existente entre los productos se debe encontrar libre de mugre, basuras, etc.


PROTOCOLOS DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS


RECEPCION

La recepción es el proceso con el cual el consultorio optométrico ubicado en Óptica NEW YORK realiza unacomparación entre lo solicitado por la óptica (recepción administrativa) y lo entregado por el proveedor así como con lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto le ofrece (recepción técnica).

VERIFICACION DE LAS ESPECIFICACIONES ADMINISTRATIVAS: durante esta etapa se verifica si el producto recibido cumple o no con las condiciones para la compra. Se debe revisar:
Nombregenérico del producto solicitado comparándolo con el despachado.
Concentración y forma farmacéutica en caso de medicamentos.
Precios unitarios y totales, de los productos para verificar que coincidan con la factura.
Fechas y forma de entrega.
Coincidencia entre la cantidad perdida, la despachada y la facturada.
VERIFICACION DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS: constatar el grado de acercamiento de lascaracterísticas técnicas del producto, a las establecidas como referencia, desde el punto de vista legal y/o técnico. Incluye revisar:
Fecha de vencimiento.
Numero de lote.
Registro sanitario.
Características físicas y organolépticas del producto.
Características relacionadas con etiqueta, empaque, envase.
Condiciones de almacenamiento.
Nombre del fabricante.
El proceso de verificación de las...