PROTOCOLO DE CONDUCCION DE REUNIONES
Páginas: 8 (1785 palabras)
Publicado: 4 de junio de 2014
PROTOCOLO DE CONDUCCION DE REUNIONES
Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.
Sinembargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.
Una reunión empieza antes de su iniciación física. El proceso de preparación presupone acciones dirigidas a lograr su eficacia.
Los distintos momentos son:
1.Preparación de la reunión - Instancia Previa
2. Apertura - Instancia de Inicio
3. Desarrollo - Instancia de Análisis y Debate
4. Cierre - Instancia de Conclusiones y Análisis de los resultados de la reunión.
Preparación de la Reunión
Cuando se organiza una reunión se requiere prestar atención previamente sobre algunos aspectos vinculados a la forma de la reunión, a aspectos concretos vinculadoscon la misma, y a las expectativas sobre sus resultados.
1. Motivo de la reunión.
El primer paso consiste en definir el o los objetivos de la reunión, clasificándolos por orden de prioridad. Se debe elaborar de manera clara, precisa y con madurez para evitar reuniones sin sentido.
2. Lugar y fecha de la reunión.
Dependiendo del número de participantes, es necesario encontrar una sala deconferencias en una fecha en la que los participantes estén disponibles.
La fecha de la reunión deberá establecerse con 15 días de anticipación, el orden del día, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.
Deberá escogerse la sala en base a las siguientes limitaciones:
Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos),
Dimensiones y forma de la sala(dependiendo de si existen presentaciones o actividades),
Necesidad de acceso a Internet,
Necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector)
3. Planificar el desarrollo de la Reunión.
Teniendo en cuenta para los Temas a abordar, los tiempos asignados y las personas que expondrán sobre los mismos.
Tiempos para debate y toma de decisiones.
4. Organización del material de lareunión.
Anticipar la documentación necesaria, complementaria de la que se distribuyó previamente, las últimas informaciones llegadas o procesadas, para cada uno de los asistentes.
Verifique el estado y posibilidad de utilización de materiales auxiliares como proyectores, computadora, bocinas etc.
Apertura Etapa de inicio
El inicio suele tener un gran impacto en el resultado de unareunión. La función de conductor y su rol (forma de desempeño de la función) se pone en cuestión desde el inicio mismo. Su primer función debe ser Generar un clima de confiabilidad.
1. Asignar Roles y Responsabilidades.
Se deben elegir según el tamaño, necesidad y tipo de reunión. Los role son:
• Líder: Es quien encabeza la reunión y abala los acuerdos.
• Moderador: Es quien regula lasparticipaciones durante la reunión.
• Secretario: Es quien hace las anotaciones de los aspectos mas importantes de la reunión.
• Jefe de ceremonia: Lleva el orden del día de la reunión.
2. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.
3. Resumen del informe anterior.
Las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar lamemoria de los participantes o para seguir de cerca el proceso de su implementación.
Desarrollo
En esta fase se pondrán en evidencia algunas de sus cualidades como conductor de la reunión:
1. Facilitar el desarrollo de la reunión. A través de una fluida comunicación.
2. Ofrecer métodos de trabajo alternativo. Cuando el material de trabajo no funciona correctamente debe sugerir métodos...
Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas.
Sinembargo, las reuniones son "cronófagas" (es decir que "insumen mucho tiempo") y por lo tanto, deben ser lo más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de resolver rápidamente los temas a tratar.
Una reunión empieza antes de su iniciación física. El proceso de preparación presupone acciones dirigidas a lograr su eficacia.
Los distintos momentos son:
1.Preparación de la reunión - Instancia Previa
2. Apertura - Instancia de Inicio
3. Desarrollo - Instancia de Análisis y Debate
4. Cierre - Instancia de Conclusiones y Análisis de los resultados de la reunión.
Preparación de la Reunión
Cuando se organiza una reunión se requiere prestar atención previamente sobre algunos aspectos vinculados a la forma de la reunión, a aspectos concretos vinculadoscon la misma, y a las expectativas sobre sus resultados.
1. Motivo de la reunión.
El primer paso consiste en definir el o los objetivos de la reunión, clasificándolos por orden de prioridad. Se debe elaborar de manera clara, precisa y con madurez para evitar reuniones sin sentido.
2. Lugar y fecha de la reunión.
Dependiendo del número de participantes, es necesario encontrar una sala deconferencias en una fecha en la que los participantes estén disponibles.
La fecha de la reunión deberá establecerse con 15 días de anticipación, el orden del día, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.
Deberá escogerse la sala en base a las siguientes limitaciones:
Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos),
Dimensiones y forma de la sala(dependiendo de si existen presentaciones o actividades),
Necesidad de acceso a Internet,
Necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector)
3. Planificar el desarrollo de la Reunión.
Teniendo en cuenta para los Temas a abordar, los tiempos asignados y las personas que expondrán sobre los mismos.
Tiempos para debate y toma de decisiones.
4. Organización del material de lareunión.
Anticipar la documentación necesaria, complementaria de la que se distribuyó previamente, las últimas informaciones llegadas o procesadas, para cada uno de los asistentes.
Verifique el estado y posibilidad de utilización de materiales auxiliares como proyectores, computadora, bocinas etc.
Apertura Etapa de inicio
El inicio suele tener un gran impacto en el resultado de unareunión. La función de conductor y su rol (forma de desempeño de la función) se pone en cuestión desde el inicio mismo. Su primer función debe ser Generar un clima de confiabilidad.
1. Asignar Roles y Responsabilidades.
Se deben elegir según el tamaño, necesidad y tipo de reunión. Los role son:
• Líder: Es quien encabeza la reunión y abala los acuerdos.
• Moderador: Es quien regula lasparticipaciones durante la reunión.
• Secretario: Es quien hace las anotaciones de los aspectos mas importantes de la reunión.
• Jefe de ceremonia: Lleva el orden del día de la reunión.
2. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.
3. Resumen del informe anterior.
Las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar lamemoria de los participantes o para seguir de cerca el proceso de su implementación.
Desarrollo
En esta fase se pondrán en evidencia algunas de sus cualidades como conductor de la reunión:
1. Facilitar el desarrollo de la reunión. A través de una fluida comunicación.
2. Ofrecer métodos de trabajo alternativo. Cuando el material de trabajo no funciona correctamente debe sugerir métodos...
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