Protocolo De Eventos

PROTOCOLO DE EVENTOS

• Averiguar eventos a realizar de 6 a 8 semanas de anticipacion.

• Solicitar la propuesta por escrito con mínimo cuatro semanas de anticipacion.

• Contactar la entidad opersona encargada de dicho evento con el fin de solicitar referencia de participación de público y de empresas .

• Solicitar el total de público que asistió a los 2 eventos anteriores y si esposible averiguar por las ventas totales o por rubro para tomar la decisión si nos conviene o no estar en determinados eventos o/y para calcular el volumen de producto requerida con antelación.

•Recibir por escribo si hay algún patrocinador del evento con exclusividad y que tipo de evento es el que está exclusivo.

• Confirmar la localización en planos del evento con sus medidas, hacerlo convisita personal.

• Negociar la forma de pago, evitando en lo posible dar dinero en efectivo, preferiblemente hacer cheques a nombre de la compañía del evento, junto con los documentos de recibido yaceptado.

• Hacer un contrato específico y respaldarlo con las pólizas necesarias.

• Prestar especial interés en las localizaciones de tomas eléctricas, agua , accesos, baños, parqueaderos,fletes, carga y descarga. Personal para promoción, artículos promociónales, exhibidores, mesas, carpas etc.

• Ajustarse al protocolo de compras.

• Confirmar la fecha de instalación del stand y elmaterial publicitario al menos (1) una semana antes del evento.

• Averiguar el nombre y el teléfono personal del encargado de la zona del evento y reconfirmar con él los horarios en los que podemosrealizar las instalaciones necesarias o cualquier otra necesidad.

• Solicitar información acerca de las bodegas de almacenamiento y si las hubiere pedir su localización.

• Cumplir las metas en lasfechas establecidas.

• Inventariar todo lo que se lleva y hacer las ordenes de salida y facturas de el producto, activos e insumos y velar por ellos con especial atención.

• Al finalizar el...