PROTOCOLO GENERICO DOCUMENTAL UNIDADES JUDICIALES

PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y
ARCHIVÍSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES
SECRETARÍA GENERAL
SG-SAGD-01

PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO
PARA LAS UNIDADES JUDICIALES

1. ANTECENDENTES
I.

Objetivo
Suministrar una herramienta, que permita un adecuado manejo
documental y archivístico en las unidades judiciales, a través de la
descripción de procesos y actividades,para brindar un servicio público
judicial oportuno, eficaz y eficiente al usuario interno y externo.

II.

Normas de género
En todo el contenido de este protocolo, cuando se mencione a
servidores judiciales, jueces, ayudantes judiciales y en general a
personas, se entenderá que incluye a hombres y mujeres.

III.

Ámbito
Este protocolo está dirigido a jueces, secretarios, ayudantes judiciales,coordinadores de archivo y coordinadores de unidades judiciales,
responsables y corresponsables en la organización de documentos y
archivos, en ejercicio de sus competencias previstas en la ley,
reglamentos y demás resoluciones expedidas por el Pleno del Consejo
de la Judicatura.

IV.

Glosario
Para los efectos de este protocolo, las palabras que se detallan, tendrán
el alcance siguiente:
Usuariointerno: Servidor judicial en los términos previstos en el Código
Orgánico de la Función Judicial.
Usuario externo: Ciudadano, profesional del derecho, que requiere
atención del servicio público judicial.

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Protocolo: Conjunto de procedimientos destinados a estandarizartrámites 1.
Flujograma: Representación gráfica de un proceso, utilizado para
describir paso a paso las operaciones dentro de un proceso utilizando
símbolos. 2
Expediente: Conjunto de papeles, documentos y otras pruebas o
antecedentes, que pertenecen a un asunto o negocio, relacionado con
oficinas públicas o privadas. 3
Causa: Todo asunto entre partes que se sigue y ventila
contradictoriamente ante untribunal, en la forma establecida por las
leyes hasta su resolución definitiva 4.

2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

V.

Atención en información

5.1.

El servidor judicial, que atiende en la mesa de información, al ingreso de
la unidad judicial, en su calidad de primer filtro, deberá:
5.1.1. Recibir al usuario externo con cortesía y amabilidad.
5.1.2. Solucionar de manera inmediata las inquietudesde los usuarios.
5.1.3. Direccionar al usuario externo según las necesidades expuestas e
informar el procedimiento a seguir.
5.1.4. Receptar los formularios de reclamos y/o quejas. Estos
formularios se registran en la siguiente matriz de requerimientos
(F.03):

1
2

Diccionario www.wordreference.com
Diccionario www.wordreference.com

3

Fuente: Diccionario Jurídico Guillermo Cabanellas

4

Fuente:Diccionario Jurídico Guillermo Cabanellas

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Gráfico 1. Matriz de requerimientos

UNIDAD JUDICIAL….. DEL CANTÓN …...
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS (F.03)
FECHA (DD/MM/AÑO):
No.
SOLICITUD

APELLIDOS
SIGLA
No. CAUSA
Y NOMBRES
JUEZ
JUEZ

SERVIDOR JUDICIAL RESPONSABLE DEARCHIVO:
ANALISTA

REQUERIMIENTOS

ÚLTIMA FECHA
FECHA DE
DE
REQUERIMIENTO
MOVIMIENTO
(DD/MM/AÑO)
EN EL SATJE

5.1.5. Entregar la matriz de requerimientos (F.03) y los formularios de
reclamo y/o quejas, al coordinador de la unidad judicial, mediante
correo electrónico, en los horarios establecidos (9:00, 11:00,
14:00 y 16:00).
VI.

Recepción de solicitudes

6.1.

El servidor judicial de ventanilla, recibede los usuarios externos:
solicitudes, escritos para la revisión de causas, requerimientos de copias
simples o certificadas, desglose de documentos y demás requerimientos
o peticiones correspondientes a las competencias propias de la unidad
judicial.

VII.

Atención a ciudadanos para la revisión de causas

7.1.

El servidor judicial, que atiende en la ventanilla de la unidad judicial, para
la...