Protocolo

TEMA 1
“ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO”

1. ORGANIZACIÓN DEL DESPACHO PARA DESEMPEÑAR EL TRABAJO MAS CÓMODAMENTE

INTRODUCCIÓN

– Lo mínimo que un jefe espera de su secretaria es que sea capaz de organizar su propio trabajo y su despacho, en el que ha de estar en un absoluto orden. Un despacho desordenado da siempre una mala impresión de quien lo utiliza, porque refleja desorden mental y haceque el trabajo sea siempre más estresante al no encontrar nunca lo que se necesita y se busca.
– En el despacho de una secretaria hay, por lo general, una mesa de escritorio, los instrumentos indispensables para su trabajo y un armario que sirve de archivo.
– Es posible aprender a organizar la mesa de trabajo o el archivo, pero la organización y el orden son, ante todo, una estructura mental.Es decir:
– SOLO SE PIENSA Y SE HACE UNA SOLA COSA A LA VEZ.
Creer que se puede pensar y hacer varias cosas simultáneamente es una convicción errónea Es necesario tener esto en cuenta y tomar la decisión de hacer conscientemente solo una cosa en cada momento...
Por ello, lo mejor es seleccionar lo que se ha de hacer y una vez seleccionado concentrarnos en ello, una vez terminado,colocad de nuevo la documentación en el archivo. Es decir, CUALQUIER OBJETO O DOCUMENTO QUE USÉIS HA DE SER DEVUELTO A SU LUGAR UNA VEZ QUE SE HA TERMINADO DE UTILIZAR.
– El sistema más sencillo para hacer bien las cosas, y sobre todo, para poner orden y tranquilidad incluso en la jornada más agitada. Es: PENSAR, CONCENTRARSE EN LO QUE SE ESTÁ HACIENDO, NO EN LO QUE SE HA HECHO O SE VA A HACER.
–Para tener un despacho y una jornada laboral ordenada. es imprescindible organizar uno y otra atendiendo al orden del día y prioridades establecidas, y también ser importante mantener el archivo siempre al día, actualizado y ordenado.

PARA ORGANIZAR LA JORNADA.

Cada mañana apenas lleguéis al despacho, dedicad algunos minutos para repasar mentalmente los asuntos pendientes y los previstospara el día, sin obviar que pueda surgir algún imprevisto.
● Preparar diariamente y a la misma hora una lista de las cosas que hay que hacer durante la jornada.
● Detallando todas las actividades por orden de prioridad. Y por último seguir el plan previsto introduciendo los eventuales imprevistos que pueden surgir a lo largo de cualquier jornada.

EL DESPACHO

Si bien es verdadque todos los despachos deberían estar equipados de un modo agradable, funcional y práctico, con una iluminación correcta y una disposición orgánica del mobiliario, de modo que se consiga un ambiente confortable y una distribución que ayude a un mejor rendimiento de quien trabaja en él, esto lamentablemente todos sabemos que no es siempre se cumple. Pero siempre podremos hacer algunas cosas comopor ejemplo:
• Si estáis en un momento de cambio de despacho, o vuestro jefe ha decidido renovar el suyo, intentad manifestar vuestra opinión respecto al tipo de armario y estantes para el archivo.
• Si trabajáis en un despacho que no ha sido modernizado, podréis intentar hacerlo más agradable y funcional teniendo en cuenta algunas normas básicas, podéis adoptar probablemente cambiosmínimos o pequeños desplazamiento de mobiliario que nuestro jefe, seguramente, no os impedirá.

En cuanto a:

La iluminación

● La luz natural o artificial, deberá venir siempre de la parte izquierda ( no os pongáis nunca de espaldas a la ventana., la luz ha de estar delante no detrás.
● Si tenéis la mesa y los muebles blancos y una iluminación con tubos fluorescentes blancos, pedid que seansustituidos por fluorescentes rosados. ( Para evitar reflejos molestos para la vista.
● Las lámparas de mesa o de pie no deben colocarse nunca sobre el eje frontal de la cara. si tenéis tubos fluorescentes es aconsejable que estén colocados de forma paralela al plano.

Las paredes

● Si las paredes fueran de color oscuro, pedid que cuando se pinten de nuevo sea de color blanco que da...