protocolo

SHAPE MERGEFORMAT Procedimiento a seguir para Atencin Protocolaria. Cada lunes entre 830am y 900am. Una oficial de Protocolo es enviada a cada direccin por su agenda semanal. En ella se a notan las visitas y reuniones que previamente estn enmarcadas en su Plan Estratgico. Si estas visitas requieren un atencin especial, como ser refrigerio o almuerzo se debe enviar un Memorandun, conmnimo 3 das de anticipacin a la Gerencia Administrativa con copia a la Direccin de Protocolo, especificando la cantidad de personas, rango tema a tratar, duracin de la reunin lugar y que especficamente necesita Audio, computadora, listado, y otras necesidades. Si es un Embajador, Ministro o Viceministro y necesita un espacio de parqueo en el stano, enviar un Memorandum al Sr.Wilfredo Beltrn con copia a la Direccin de Protocolo para su seguimiento. Si el evento es afuera de la Institucin y el Ministro estuviese presente, se necesita tener una reunin previa, con todos los entes involucrados como ser Comunicaciones Protocolo y entre otros Para saber el rol que desempeas cada uno. Si es una firma de convenio este deber ser entregado con una semana deanticipacin para poder elaborar lo necesario, Como ser Carpeta Discursos Agenda, etc. OBJETIVO GENERAL Realizar actividades relacionadas con protocolo y ceremonia, planificando coordinando y supervisando actos y/o eventos de la institucin, a fin de garantizar el cumplimiento de las normas protocolares requeridas. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Organiza y coordina y supervisa actos yeventos protocolares de la institucin. Dirige y ejecuta actos y eventos protocolares que organiza la institucin Acta como Director de Ceremonia en actos y eventos protocolares de la institucin. Selecciona el lugar donde se va a efectuar actos y eventos protocolares de la institucin. Asesora al estudiantado en general y autoridades universitarias en cuanto a la realizacin de actos y eventos protocolares.Coordina, distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. Asesora a organismos extrauniversitarios en cuanto a la organizacin de actos y eventos protocolares. Coordina giras para personalidades y/o delegaciones que visitan la institucin. Elabora programas de actos protocolares. Selecciona y dirige al grupo de guas protocolares. Cumple con la normas y procedimientos en materia deseguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Para cualquier ceremonia se debe de tener presente tres tipos de actividades conocidas como el ADD (antes, durante y despus), que conlleva a la programacin yplanificacin del ceremonial, hay q aclarar que el PROYECTO del evento es muy diferente a lo antes mencionado, ya que este ultimo nicamente el documento formal que debe presentarse a la superioridad. Debemos determinar cual es el objetivo central del evento, el evento en si a la asistencia de personalidades. Luego de planteados los objetivos del evento, el protocolo administrara cuatro aspectosimportantes -Disposiciones de organizar la ceremonia o evento -Contar con el mismo objetivo -Proyecto de programa hipottico de la ceremonia -Conocer los pblicos Antes de la ceremonia Coordinar con oradores Directorio de invitados y asistentes Para elaborar el Directorio de invitados, el procedimiento consiste en situar a la institucin dentro de las actividad q desarrolla y dentro de esa perspectiva,seleccionar prioritariamente las instituciones que estn directamente relacionadas con sus fines y objetivos. entre las entidades debe tomarse en cuenta empresas e instituciones pblicas, empresas privadas, organismo internacionales y financieros, relacionados sociales, funcionarios y trabajadores de la institucin. Agasajo a invitados Este debe de servirse despus de la ceremonia a los invitados...