Protocolo

ASOCIACIÓN IBEROAMERICANA DE CÁMARAS DE COMERCIO
Actividad
PLANEACIÓN
Elaboración del Programa Tentativo del Evento (Consejo o Asamblea) Elaboración del Programa Tentativo para Acompañantes Elaboración del Programa Turístico Tentativo Post - Evento (Consejo o Asamblea) Puesta a Consideración de la Elaboración de un formulario Elaboración de un formulario Elaboración de un formularioElaboración de un formulario Mesa Directiva los tres Programas Tentativos para su aprobación de Inscripción de reserva hotelera para la reserva y adquisición de paquetes turísticos post-evento para la coordinación de itinerarios de vuelo de los invitados

Control

PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN
Elaboración y envío de un folleto promocional del evento en español y portugués Elaboración y envío cartas invitación atodos los invitados vía fax, e-mail y correo ordinario Elaboración y envío cartas invitación a todos los medios nacionales y corresponsales extranjeros vía fax, e-mail y correo ordinario Confirmación de la asistencia de todos los invitados Confirmación de la asistencia de los medios de comunicación invitados Establecer una Sala para las Ruedas de Prensa Editar una publicación en CD que contengatodas las notas informativas del evento tanto de medios escritos como electrónicos

HOTEL
Designación del Hotel Sede Verificación de la disponibilidad de Servicios Médicos Negociación de tarifas especiales de hospedaje para los invitados al evento Definición de la fecha límite para realizar las reservas de hospedaje respetando las tarifas especiales Envío de la información del hotel con tarifas yfecha límite para la reserva de habitaciones a todos los invitados - mínimo 3 meses antes del evento Reservación de Habitaciones con base en los formularios de reserva hotelera recibidos Elaboración y colocación de letreros que permitan a los participantes identificar los salones y areas donde se desarrollará el evento Instalación de un escritorio de hospitalidad visible e identificado en larecepción del hotel sede Instalación de una mesa de preregistro Control diario del Rooming List

TRANSPORTACIÓN
Negociación de tarifas especiales de vuelo en 2 o más líneas aereas Definición de la fecha ímite para realizar las reservas de vuelo respetando las tarifas especiales Envío de la información de los vuelos con tarifas y fecha límite para la reserva de los mismos a todos los invitados -mínimo 3 meses antes del evento Coordinación de los itinerarios de vuelo de todos los invitados y conferencistas Coordinación con las autoridades del aeropuesrto para la realización de trámites de inmigración y recepción de los invitados y conferencistas a su llegada Elaboración y colocación de letreros que permitan a los participantes identificar el módulo de bienvenida al evento a su llegada a laciudad sede Establecer un módulo de bienvenida donde se proporcione información y se coordine el trasaldo de los participantes al hotel Contratación del Servicio de Transporte de cada uno de los participanres - Aeropuerto-Hotel-Aeropuerto Contratación de uno o varios autobuses ejecutivos con aire acondicionado para traslados diversos durante el evento - cenas, visitas, etc. (según el número departicipantes) Publicar diariamente el horario de partida de los autobuses a cada uno de los eventos en el lobby del hotel sede

Transporte Presidente de AICO
Contratar o disponer de un coche y chofer desde su arrivo hasta su partida las 24 hrs del día

ORGANIZACIÓN DEL CICLO DE CONFERENCIAS Y PÁNELES DEL EVENTO
Seleccionar y contactar a los posibles conferencistas de acuerdo con el Programapreviamente definido Elaboración de una lista de conferencistas optativos en caso de que los conferencistas definidos no pudieran acompañarnos en el evento Elaboración y envío cartas invitación, acompañada de toda la información y formularios, a todos los conferencistas vía fax, e-mail y correo ordinario Confirmación de la asistencia y participación de todos los conferencistas Coordinar la compra...