Proveedores Nativos

Dentro de la serie Hacia el e-Colegio del Blog e-Colegio

GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
A la hora de contratar los servicios informáticos para el desarrollo del e-Colegio con motivo de la
puesta en marcha de la ventanilla única de servicios (VUDS) de la Administración General del
Estado, la organización colegial se enfrentará con obstáculos que pueden ralentizar y enturbiar elproceso. Para evitarlos o minimizarlos, es necesaria una definición clara de las necesidades y
requisitos de la contratación que se quiere hacer1.
Otro elemento a considerar es el propio lenguaje. El lenguaje informático es una barrera para
muchos clientes que no saben identificar si la oferta que el proveedor de servicios les hace
responde verdaderamente a sus necesidades por exceso, defecto uoportunidad. Esa
incomprensión inicial entre cliente y ofertante responde a las zonas oscuras que del otro no
somos capaces de ver y que requieren de un acercamiento conjunto, de forma que el cliente
haga comprensible su necesidad y el contexto de la misma, y el proveedor traslade en un
lenguaje común la respuesta tecnológica a dicha petición.
Por ello, en este tipo de contratos es tambiénimportante establecer claramente la
responsabilidad de cada una de las partes en el proceso de implementación del servicio que se
quiere contratar.
Cuando hablamos con alguno de los compañeros de los colegios y de las organizaciones nos
encontramos con situaciones reiteradas de contrataciones lentas o fallidas porque la oferta o el
servicio contratado no acaban de encajar con la necesidad de laorganización. Y surgen
cumplimientos parciales, retrasos o desgaste de los equipos que pueden ser evitados. Definir
cómo evitarlos es el objetivo de esta guía básica.
Cuando se entra en contacto con un proveedor informático hay cuatro modelos posibles de
contratación según la necesidad:
•

Contratación de maquinaria y equipos informáticos (hardware)

•

Contratación de programas(software)

•

Contratación de servicios (consultoría, auditoría, formación, seguridad, alojamientos,…)

•

Contratos complejos (externalización, llave en mano…)

ligada al e-Colegio

Resumiendo:
Cuando queremos contratar a un proveedor para un servicio informático tenemos que definir previamente
quién hace qué, con qué presupuesto, bajo qué calendario, qué responsabilidades y con quécontingencias. Esas instrucciones formarán parte de un documento que entregaremos a los 3-4 posibles
proveedores elegidos, de forma que la oferta con la que nos respondan sea comparable entre sí y nos
ayude, realmente, a decidir con qué proveedor vamos a trabajar y a asegurarnos el éxito de la
implementación.
Para todo lo relacionado con los desarrollos tecnológicos vinculados a la VUDSrecomendamos que se acuda en
primer lugar al Ministerio de Presidencia (proyectos de e-Administración), que es quien coordina esta cuestión y
quien ya ha definido las especificaciones técnicas a las que habrá de adaptarse cualquier sistema que quiera ser
interoperable con el general.

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Grupo de Trabajo e-Colegio
Octubre de 2009

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Dentro de la serie Hacia el e-Colegio del Blog e-ColegioQuiero contratar un proveedor informático. ¿Cómo lo hago?
Como decimos, existen un conjunto de herramientas que deben conocerse y manejarse para
tener éxito en la contratación de cualquier servicio informático. Es la única forma de ahorrar
tiempo, dinero y energía en una fase, además, crucial para asegurar el éxito de la posterior
implementación y funcionamiento.
Su objetivo fundamental espermitir que la organización colegial haga una evaluación objetiva de
la oferta que le hagan los posibles proveedores de acuerdo a unas variables comunes definidas
previamente. Para ello, hay tres herramientas básicas:
•

RFP (Request for Proposals) – Resumen de las necesidades tecnológicas de la
organización colegial en su propio lenguaje.

•

RFQ (Request for Quotatios) - Resumen de la...