Proyect

* . PRESENTACION Tomando como base que el manejo documental es una situación de orden no controlado que se presenta en la gran mayoría de las empresas cuyo archivo físico se ve agobiado por el total de documentos generados durante vigencias enteras, esta investigación propone una solución desde el punto de vista tecnológico, usando como herramienta principal un sistema de computo, y un softwarecon una interfaz grafica agradable a la hora de su uso. Desde el momento en que comienzan a generarse archivos físicos sin ningún control dentro de la empresa, comienza también a crearse una dificultad que dentro del tiempo en que lleva funcionando INFOGESTION, se ha convertido en un problema que viene siendo manejando con diferentes políticas, criterios y disposiciones, no concordantes, sinninguna relación entre ella y que solo ha contribuido a agilizar el caos documental. Cada vez que por algún motivo se genera un cambio en la administración de la empresa, se generan también cambios en la forma como se procesan, archiva y se da seguimiento a los documentos. Nunca antes se ha intentado implementar una solución sistematizada que permita los cambios de personal y disposiciones y que almismo tiempo exija que se respeten las normas previamente establecidas para su óptimo funcionamiento. En consultas realizadas dentro de La Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco, no se encontraron registros de soluciones a problemas de este tipo, por lo que se puede decir, que este proyecto es pionero dentro de la institución con relación a problemáticas de gestión y control de documentos. Hayque tener en cuenta que cada uno de los documentos existentes dentro de la empresa, es una ventana abierta con información muchas veces confidencial, y que no puede ser vista por cualquier persona. Es por esto que es tan importante el control absoluto sobre los documentos, tener facilidad para accesarlos y al mismo tiempo ejercer el control sobre las personas que tienen acceso a estos. 8
* 9.Con esta idea se crea una herramienta capaz de brindar una solución a esta situación de orden, dándole al usuario un esquema o procedimiento a seguir con el fin de organizar, archivar y acceder con facilidad a la documentación empresarial. 9
* 10. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESCRIPCION DEL PROBLEMA INFOGESTION LTDA., es una empresa de servicios con más de 10 años dedicada a la implantación,outsourcing y soporte de soluciones de tecnología informática, orientadas a apoyar la estrategia de negocio de sus clientes, ubicada en Boca grande carrera 6 calle 3. La empresa está conformada por una Gerencia que recibe el apoyo de un Asesor financiero y un Asesor Jurídico. También cuenta con una Asistente Administrativa y una Coordinadora para las actividades del Sistema de Gestión de Calidad,que le permite llevar a cabo de manera exitosa, sus funciones administrativas. El manejo de documentos, representa para la empresa, innumerables situaciones que no son las más adecuadas. En términos generales, existe un problema de dificultad y costo del acceso a los documentos que maneja la organización y el riesgo de pérdida de estos. Desde el momento en que se genera o se recibe un documentohasta su archivador se hace necesario ejercer un control total sobre los mismos. Como no hay un control cuando se recibe un archivo, a la hora de buscarlo, el trabajo se hace bastante tedioso porque no se sabe en realidad donde esta o quien lo tiene debido a que no hay un control del documento. Solo están allí pero no se sabe cuál es ni de donde salió. Esto genera una pérdida de tiempo y una falta derespeto ante una persona que llegue preguntando por algún documento. Las posibles causas de esta situación están básicamente resumidas en que no existe un criterio de archivo que se haya establecido. Cada usuario del 10
* 11. documento genera su propia forma de guardar lo que imposibilita una buena búsqueda. La no existencia de un registro y un control sobre los diferentes archivos de la...