Proyecto de Gestión de Archivo

PROYECTO IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS


DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO


1. Denominación del Proyecto
Implementación del Sistema Institucional de Archivos


2. Descripción:


Elaborar el manual de procedimientos para estandarizar la transferencia, organización, conservación y atención de documentos en los diferentes niveles de archivo (gestión, periférico, central)mejorando el cuidado y control de los documentos que llegan y salen del Archivo Central, a través de la utilización de medios tecnológicos. De esta manera la Municipalidad de Lince estará preparada para poder implementar en el futuro el equipamiento de medios digitales que optimizará el proceso de operaciones y funciones administrativas.


3. Alcance: Implementar el Sistema Institucional dearchivos de acuerdo a los entregables descritos en el presente proyecto.


4. Objetivo general: Estandarizar las prácticas de archivo a través de la elaboración y aprobación de herramientas normativas, con la finalidad de optimizar la conservación de documentos y atención de información a los usuarios internos y externos (ciudadanos, entidades públicas, etc).


5. Objetivos específicos:Elaborar y aprobar lineamientos para la transferencia, organización, conservación y atención de documentos.
Elaborar y aprobar los flujos gramas de transferencia, organización, conservación y atención de documentos.
Elaborar y aprobar los formatos para la transferencia y atención de documentos.
Elaborar el Cuadro de Clasificación de Documentos.
Aprobar la constitución del ComitéEvaluador de Documentos.
Elaborar, aprobar y publicar la tabla de retención de documentos.
Estimar la producción documental de la Municipalidad de Lince y la capacidad de conservación de documentos necesaria para el resguardo temporal o permanente de la información física.
Mudar la documentación del archivo central a un nuevo ambiente. Este objetivo dependerá de los resultados de la estimación deproducción documental y área de conservación; también de la disposición de la entidad para mejorar la conservación de documentos bajo su responsabilidad.
Organizar la documentación que se conserva en el Archivo Central.
Implementar archivos de gestión en las unidades orgánicas desconcentradas de la Municipalidad de Lince.
Estimación operativa y personal de planta que debe trabajar de formapermanente en el archivo para sostener en el tiempo el Sistema Institucional de Archivos



6. Indicadores:


6.1 Nombre del Indicador
6.2 Expresión matemática
6.3 Meta propuesta


Cumplimiento de las actividades y tareas del proyecto Implementación del Sistema Institucional de Archivos.
Cantidad de actividades cerradas
Implementar el Sistema Institucional de Archivos.



7. Periodo deevaluación de avance: Mensual


8. Tiempo estimado de duración del proyecto: 7 meses.


9. Factores críticos de éxito:
Con el establecimiento del Sistema Institucional de Archivos, la Municipalidad de Lince estará en condiciones de llevar adelante proyectos de sistematización de información y digitalización de documentos con certificación legal, factores que afectarán de manera positivael control del flujo documentario y la atención de información, contribuyendo a mejorar el nivel de satisfacción de los servicios de atención que brinda la entidad:



10. Líder del proyecto e integrantes: La Municipalidad de Lince deberá nombrar aun representante con quién se pueda coordinar acciones para que el desarrollo del proyecto no tenga inconvenientes.


11. Costo del proyecto: S/.200,00.00 nuevos soles. Sin IGV.


Organigrama del Proyecto

Sponsor: Municipalidad de Lince.
Coordinador del proyecto: Representante de la Municipalidad de Lince.
Supervisor del Proyecto: Enver Ramos Nolte. (servios por tercero).
Técnico Operario: Apoyo técnico del tercero.
Equipo de Trabajo

Especialista (1)

Analista (1)

Técnico (4)




12. Análisis de la situación...