Proyecto De Practica

MANUAL DE FUNCIONES PARA EL CARGO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN OXÍGENOS DE COLOMBIA.




LEONITH IVON OSORIO ARMESTO





UNIVERSIDAD SIMÓN BOLIVAR
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL





BARRANQUILLA, NOVIEMBRE 22 DE 2013

MANUAL DE FUNCIONES PARA EL CARGO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN OXÍGENOS DE COLOMBIA.




LEONITH IVON OSORIO ARMESTO


Proyecto de Prácticas



Ing.Inmaculada Manotas
Msc. Ingeniería Industrial, Tutor




UNIVERSIDAD SIMÓN BOLIVAR
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL


BARRANQUILLA, NOVIEMBRE 22 DE 2013

TABLA DE CONTENIDO

Introducción 5
1. Generalidades de la Empresa 6
1.1 Misión 6
1.2 Visión 6
1.3 Principios de la Sostenibilidad "La Gobernanza y la Integridad" 7
1.4 Organigrama7

2. Diagnóstico de la Empresa 8
2.1 Descripción del problema 8

3. Objetivo General 9
3.1 Objetivos Específicos 9

4. Cronograma de actividades 10

5. Manual de funciones y procedimientos para el cargo de asistente administrativa para oxígenos de Colombia 11
5.1 Identificación del cargo 11
5.2 Competencias del cargo 11
5.3 Funcionesdel cargo 12
5.4 Descripción del cargo 13

6. Descripción de procedimientos 17
6.1 Recaudo 17
6.2 Control entrega de facturas y remisiones 20
6.3 Recibir la correspondencia 22
6.4 Factura 23
6.4.1 Impresión de Facturas 23
6.4.2 Armar Facturas 25
6.5 Notas crédito 26
6.5.1 Descarga de notas crédito 26
6.6 Proceso de compra28
6.6.1 Orden de servicios y partes de recepción 30
6.6.2 Ordenes de Recepción 30
6.6.2.1 Procedimiento para la generación de YJ 30
6.6.2.2 Procedimiento para la generación de YK 33
6.6.2.3 Procedimiento para la generación de YO 40
6.6.3 Parte de recepción 46
6.7 Administración de gastos 48
6.7.1 Reembolso de caja menor 48
6.7.2 Anticipo del Gerente53
6.8 Envío, control y radicación 54
7. Indicadores de Resultados 57
8. Conclusiones y Recomendaciones 58
9. Bibliografía 59
10. Anexos 60
10.1 Anexo A 61
10.2 Anexo B 62
10.3 Anexo C 63

INTRODUCCIÓN

La documentación de las funciones y procedimientos en una organización, se constituye en un factor estratégico para ellogro de resultados de eficiencia en el trabajo, pues permite tener un conocimiento claro y detallado de los procesos de la empresa, mejora las relaciones laborales, claridad en las responsabilidades, facilita el control y la objetividad en la evaluación del desempeño.
El siguiente documento se describe las actividades y tareas realizadas en el cargo de ASISTENTE ADMINISTRATIVO, ubicado en eldepartamento de Administración de Oxígenos de Colombia. Documentar los procedimientos que realiza el Asistente Administrativo, facilitaría el proceso de inducción de nuevo miembro y ahorraría el tiempo invertido en la capacitación, que actualmente en Oxígeno de Colombia es de 5 días para el cargo en mención.
Por otro lado, el desarrollo de este proyecto significa para mí el comienzo de una nueva etapacomo profesional y la oportunidad de comenzar a dejar huellas de mis aportes a las compañías, aportes que las enmarquen en la lógica del mejoramiento continuo.
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1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Praxair inc. En Colombia: Praxair Inc. es la mayor empresa de gases industriales del continente americano y la mayor proveedora de dióxido de carbono y helio del mundo. En Colombia ha logrado posicionarsecomo una empresa innovadora, desarrollando productos y servicios bajo un riguroso control de calidad y satisfaciendo las necesidades de sus clientes.

Praxair hace presencia en Colombia con 13 sedes y más de 300 empleados, los cuales trabajan arduamente para el mercado industrial, medicinal y home care. Además, está cumpliendo con las normas internacionales de calidad que satisfacen las...