Proyecto Digitalizacion De Documentos

PROYECTO DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
Erico Ibarra erico_ibarra@yahoo.com erico_ibarra@hotmail.com
(Consultor de TI) Mexico

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS POR MEDIOS
ELECTRÓNICOS.

1.

Objetivo.- Contar con archivos documentales clasificados,
guardados en medios electrónicos, integrados a un proceso de
reconocimiento óptico de caracteres, que permitan su fácil
localización, a través deun sistema de búsqueda dinámica y
amigable para todo tipo de usuario.

2.

Tecnología.- Este proceso utiliza tecnología de punta y nuestras
soluciones están diseñadas para adaptarse a las necesidades
específicas de nuestros clientes, integradas a partir de una gran
cantidad de módulos y desarrollos propios.

3.

Ventajas en el manejo de documentos virtuales.- Debido a que
losdocumentos digitalizados quedan grabados en archivos
electrónicos, las consultas o movimientos de documentos se
pueden hacer en dichos archivos, sin tocar los documentos
originales.

4.

Compartir conocimientos.- Se logra la reducción de archivos, al
ponerlos a disposición de todos los usuarios autorizados (ver
siguiente párrafo), preferentemente a través de una red, con lo
que se evitará laduplicidad de documentos, con el ahorro de
tiempo y espacio correspondientes.

5.

Seguridad.- La consulta de documentos puede estar sujeta a
claves confidenciales de acceso, para resguardar la seguridad de
la información que así lo requiera.

6.

Facilidad en localización.- Debido a que cada documento es
identificado por varios índices (recomendamos 4), para realizar su
búsqueda, seutilizan dichos índices como filtros, con lo que el
universo final se vuelve muy accesible.
Adicionalmente se puede realizar una búsqueda por palabra, con lo
que en un universo reducido, se puede localizar directamente el
documento deseado.
Por ejemplo, si se tiene un universo de 10,000 documentos
grabados en un disco compacto, considerando que cada índice
divide en cuatro partes dichouniverso, después de aplicar cuatro
índices, quedarán por revisar solo 40 documentos y con el rastreo
por palabra, prácticamente se podrá llegar directamente al
documento que se busca.

7.

Documentación a digitalizar.- Debido al tiempo y costo que lleva
el proceso de digitalización, éste debe dirigirse a los documentos
que contengan información de importancia histórica, que sirvan de
soportepara
pagos,
adquisiciones,
contrataciones
o
autorizaciones y en general para los documentos que avalen o
justifiquen cualquier acción o decisión relevante para la empresa.

ANALISIS INTEGRAL
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir, accesar y
almacenar documentación importante de forma fácil, rápida y económica.
A medida en que las compañías vancreciendo los procesos administrati vos se tornan más
complicados y se generan grandes volúmenes de información.
Por esta razón, es importante mantener la documentación de su empresa ordenada y resguardada
de forma adecuada. La forma de lograr esto es la digitalización.
La conversión de documentos físicos a documentos electrónicos brinda múltiples beneficios que se
ven directamente reflejadosen el funcionamiento de la empresa.
Existen muchas razones por las que resulta ventajoso digitalizar, por ejemplo:
 Elimina el extravío de documentos
 Permite un rápido y fácil acceso a la información
 Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
 Controla el acceso a la información por niveles de seguridad
 Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.)
 Resguarda la documentación
 Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD -ROM
 Protege la información teniendo varios respaldos de la información
 Agiliza y eficientiza el servicio a clientes
 Ordena de manera lógica los expedientes
 Permite una fácil distribución de documentos vía...