Proyecto Empresa De Archivo

Soluciones documentales S.A.

compañía encargada de ofrecer a nuestros clientes, servicios como: Microfilmación, digitalización y clasificación, queremos estar presentes en las empresas para brindar estos servicios ya que se nota el gran impacto que ha tenido actualmente; nuestro enfoque va direccionado a estas tres ramas del archivo, ya que se tienen propuestas en donde podemos ofrecer alcliente economía por nuestras políticas ecológicas un excelente servicio al cliente, acompañamiento personalizado al brindar asesoría sobre las últimas innovaciones en el campo documental.
Nuestro fin es el de crear una metodología en la cual nuestros clientes puedan disminuir el espacio ocupado por los documentos físicos y llevarlos a un plano digital, para así hacer mucho más fácil el proceso paraadquirir información valiosa sin tanto proceso a seguir.
Definición del problema.
En los últimos años se ha podido observar como los documentos físicos de las empresas ocupan demasiado espacio, para agruparlos se necesitan diferentes elementos de gran volumen o diferentes accesorios que los maltratan, como ejemplo tomamos los ficheros, las grapas etc.
Es ahí en donde nuestra compañía quiereofrecer servicios y optimizar el tiempo gastado en búsqueda, organización y traslado, etc.
Por eso contamos con los materiales necesarios para llevar a cabo la solución del problema mencionado, con un excelente grupo de trabajo donde la calidad prima, así entregarle al cliente unos resultados que superen las expectativas del cliente.
Formulación del problema.
Mediante las técnicas demicrofilmación, digitalización y clasificación podremos optimizar el tiempo de la siguiente manera:
* Clasificación de documentos: En la cual según la razón social de la compañía a prestar el servicio, se organizan los diferentes documentos tomando como base sus lineamientos como ejemplo de ello: facturas, actas, circulares, contratos, solicitud de elementos para manos de obra, etc.
* Una vez listala información se remite a cada departamento en donde uno de nuestros empleados tiene la tarea de organizar jerárquicamente, utilizando las diferentes técnicas mencionadas en la introducción del tema, cabe notar que las tareas de agrupación y preservación van intrínsecas en el proceso a seguir.
* Una vez realizado dicho proceso se determina que se puede digitalizar para así crear una base dedatos de la compañía en donde puedan tener acceso todas las personas.
* Finalmente se le presenta una propuesta al gerente de la compañía en la cual se le indica que documento se pueden destruir o trasladar al archivo central de la empresa o se le ofrece la facilidad para que lo remita a nuestras instalaciones para almacenarlos y crear su propio banco documental.
* Según la empresa endonde prestemos nuestros servicios, se mantendrá tres personas encargadas de manejar el proceso de manera permanente y tendrá un chequeo de labores mensual, en donde se especifique la cantidad de documento ingresados y procesos realizados a los mismos que se llevaron ante el gerente de la compañía.
Sistematización.
Nuestra compañía se especializa en el campo de entidades públicas como lo son lossectores de salud, administrativos, financieros, industriales y de educación.
Para ello damos respuestas a los siguientes interrogantes:
¿Comportamiento en el mercado?
Basados en las diferentes en los sectores ya mencionados, hemos visto que en un 80% de las compañías visitadas, el espacio utilizado por los documentos es demasiado y por su clase podemos determinar que se pueden reducir hastaun 50% mediante las técnicas ofrecidas en nuestra empresa.
Por otro lado, en el momento se encuentra en auge los servicios prestados por nuestra compañía ya que todas las empresas deben conformar su propio archivo por la nueva ley establecida por el Gobierno.
¿Ubicación de la compañía?
Nuestra sede central será ubicada en la parte industrial de Bogotá en donde se tiene fácil acceso a todas las...