proyecto final

El departamento de Evaluación de la facultad de sistemas de la Uadec tiene como principal objetivo el controlar las reuniones de las academias, la cuales son: Ciencias Básicas, Sistemas, Administración, Industrial y Electrónica; en dichas reuniones se recopila la información que se trató en está para generar los reportes que son los siguientes: la minuta y el control estadístico de cada una delas academias. En la minuta se especifica la fecha en la que se realiza cada una de las academias, integrantes que asistieron a la reunión, motivo el cual se convocó la reunión. Además se muestras cuatro puntos importantes que se deben considerar en las reuniones:
La Agenda, en este muestra el listado de los temas que se trataran en las reuniones y sus resultados.
Acciones generales de lasreuniones de las academias.
Acciones Pendiente, esta muestra los puntos o temas que quedaron pendientes en las reuniones anteriores, quien es el responsable y el estatus donde se determina si el responsable está enterado y si se completó la acción pendiente.
Otros, son posibles soluciones que se deben hacer para la mejora de las problemáticas existentes en las reuniones.
En cada una de las minutasgeneradas debe ser aprobada por el del departamento de secretaria académica y firmar el reporte donde se libera el documento.
Por otra parte el listado de cada academia se documenta el número de reuniones semestrales y en otros anuales, la fecha d de reunión, se muestra un apartado de evidencias presentadas que son:
Número de asistentes.
Oficio de convocatoria, se informa acerca de cada reunión.Lista de recibido de convocatoria, especifica si el integrante de la reunión confirma de recibido la convocatoria.
E-mail, correo electrónico correspondiente a cada integrante de las academias
Listado de Asistencia, se confirma si se tomó la asistencia en las reuniones.
Minuta, se confirma si se generó dicho documento.
Como se muestran en las siguientes imágenes:



Al analizar este sistema seencontraron algunas deficiencias, una de las cuales, es que no se cuenta con el tiempo suficiente para la transferir la información, ya que todo este proceso se realiza de forma manual; otro punto importante es que al momento de la captura de información ocurran errores al momento de ingresar la información y no sea clara al momento de convocar a los integrantes de cada reunión. Además existen ciertosdesfases de las academias debido a que se rescriben las fechas de algunas reuniones. Es de gran importancia el hacer énfasis en el factor tiempo ya que esto es lo que genera retrasos en los procesos de los documentos entrantes.

Para estos desperfectos es necesario crear un sistema automatizado para el control y la administración de academias, como es una base de datos que contenga el listadode los integrantes y asistencias de los miembros que conforman las reuniones de cada academia, para esto se requiere una aplicación que pueda utilizar la información específica de dichos miembros como lo es: nombre, correo electrónico, a qué academia pertenece, teléfono de casa, teléfono celular y en caso de que exista, un correo alternativo y para confirmar las fechas de cada una de ellasmediante un archivo en PDF en el cual se contiene una convocatoria con la fecha de la reunión y su academia correspondiente para que el integrante esté informado de dicho evento, esto se hará vía e-mail con tres días de anticipación, en caso de no confirmar, al siguiente día, se les llama a su teléfono móvil o teléfono de casa para confirmar de enterado.
Como ya se menciona anteriormente con este sistemase pretende minimizar los tiempos de transferencia de archivos manuales a digitales, el cual los hace la encargada del departamento de Evaluación que es la ingeniera Gabriela Ortiz Leos, debido a que eso es lo que genera retrasos en el tiempo de captura, además reducir los errores de captura de datos de las reuniones para obtener una información clara y concisa al momento de generar los...