Proyecto Msm

Modelo de organización del servicio de mensajería en la Universidad de los Andes: una propuesta
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Henríquez, María Cristina2 Ponsot Balaguer, Ernesto3

Recibido: 09/05/2007 • Revisado: 02/06/2007 Aceptado: 12/07/2007

Resumen
Hasta ahora, la actividad de mensajería en la Universidad de Los Andes se ha realizado de manera espontánea y desorientada en cuanto a procesos, controles,distribución y utilización de recursos. Existen problemas en el intercambio de la correspondencia a causa de la ausencia de un proceso definido, que determine los elementos inherentes al desarrollo de la actividad. Ello se traduce en el uso ineficiente de los recursos económicos y de infraestructura, de personal, retrasos en la distribución y entrega de la correspondencia. El reemplazo del sistema actualde mensajería por un modelo planificado que se adecúe a las características y necesidades de la Universidad, podrá resolver las dificultades encontradas. Se propone entonces un nuevo modelo y se muestra en líneas generales el desarrollo cotidiano de las principales actividades en la distribución de la correspondencia con el fin de satisfacer los requerimientos de la institución y de sus usuarios.Para la investigación se utilizó una metodología basada en un análisis prospectivo, fundamentado en la exploración y consulta en cada dependencia, mediante la aplicación de cuestionarios con datos específicos para la búsqueda de la información. Palabras clave: diseño de organizaciones, servicios de mensajería

Abstract
Organization model of the mail ser vice in Los Andes University: a proposalUntil now, the mail service in Los Andes University (ULA) has been made by a spontaneous and disoriented way related to processes, controls, distribution and use of resources. There are problems in the correspondence interchange because of the absence of a defined process that could determine the inherent elements of this activity. It represents an inefficient use of economic infrastructurepersonnel and resources and delays in distribution. The replacement of the present system of mail service by a planned model adapted to the ULA characteristics and necessities could solve the found difficulties. Furthermore it is proposed a new model and it is shown in general lines, the quotidian development of main activities of the correspondence distribution in order to satisfy the institutional andusers requirements. It was use a methodology based on a prospective analysis, exploration and consults in each dependency applying questionnaires with specific data to obtain information. Keywords: organizations design, mail services
1 Este es un extracto del trabajo de grado presentado por María Cristina Henríquez y dirigido por Ernesto Ponsot Balaguer, para optar al grado de Magíster Scientiaeen Administración de Empresas del Centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial (CIDE). 2 Universidad de Los Andes. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. CIDE. Graduada del programa de Maestría en Administración de Empresas. Correo electrónico: cristin@ula.ve 3 Universidad de Los Andes. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Departamento de Estadística.http://webdelprofesor.ula.ve/ economia/ernesto. Correo electrónico: ernesto@ula.ve

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gerencial

visión

ISSN 1317-8822 • Año 6 • N° 2 • Julio - Diciembre 2007 • Pg: 245-256 Modelo de organización del servicio de mensajería... • Henríquez, María Cristina y Ponsot Balaguer, Ernesto

1. Introducción
La noción básica de mensajería la describe como el medio por medio del cual se intercambia información escrita eimpresa, es decir, en medios físicos, de una oficina a otra. Considerando que la información es insumo de primer orden para la actividad académica, la mensajería en la Universidad de Los Andes resulta una actividad fundamental. Hasta ahora, la mensajería no ha sido la más adecuada para las necesidades de esta institución de acuerdo a la experiencia de sus usuarios, pues se ejecuta de manera...