Proyecto sobre organizacion de expedientes de la uptaeb

Introducción

El presente trabajo que lleva como fin el diagnostico sobre la conservación del Archivo que Resguarda los Expedientes del personal Docente, Administrativos y Obreros, Fijos y Contratados con ingreso hasta el año 2007 de la Universidad Politécnica Territorial de Lara “Andrés Eloy Blanco” donde están organizados y resguardados todos los documentos de dicho personal, pertenecientes aesta institución.
El archivo requiere de una reorganización y control adecuado del almacenamiento de los documentos para la mejor disponibilidad de la información, para esto se estudia la problemática y condiciones que posee el departamento de talento humano donde esta ubicado los expedientes.
Este informe detalla las condiciones que posee la estructura, el mobiliario, los factores biológicos,control del medio ambiente en donde especifica la temperatura, humedad relativa iluminación, gases y particulas. Control de plagas manipulación, almacenaje, evaluaron de riesgos y preparaciones para enfrentar emergencias en el Departamento de Talento humano, todo esto con relación a la preservación documental que allí se encuentra.

Descripción General del Centro

Esta institución llevacomo nombre, Universidad Politécnica Territorial de Lara “Andrés Eloy Blanco”. La cual esta ubicada en la avenida los Horcones con Avenida Las Salles de la ciudad de Barquisimeto en estado el Lara.
Es una organización que ofrece un servicio de estudio a nivel superior y Dentro de la misma específicamente en el Departamento de Talento Humano de dicha institución, el cual es el que manejatoda la información relacionada al personal Docente, Administrativo y obrero que labora en la universidad.

La Misión de la institución en el departamento de talento humano es mantener la capacidad de organizar y resguardar la información, promoviendo la buena documentación en todos los departamentos de esta institución de educación superior.

La Visión garantizar el resguardo de lainformación mediante las técnicas documentales y normas que aseguren la continuidad de las actividades y promuevan la organización documental. Y así ofrecer una información precisa a los usuarios de la institución.

En base a todo lo que se refiere con las colecciones que se encuentran ubicadas en el Departamento de Talento Humano se pueden sugerir para la buena conservación ypreservación de los documentos lo siguiente:

➢ Realizar expurgos, para que exista la facilidad en la introducción de nuevos expedientes
➢ Realizar frecuentemente la extracción de documentos inactivos en el archivo, es decir los expedientes del personal egresado, jubilado y fallecido.
➢ Mejorar la calidad del mobiliario, haciéndolo apto para la cantidad de material que allí semaneja. Sin que pueda llegar a ser perjudicial para el archivo. (Puertas de maderas de los archiveros).
➢ Que el personal encargado del almacén requiera un entrenamiento adicional para la preservación y manejo de las colecciones.
➢ Que el personal encargado respete las normas establecidas al agregar y retirar los documentos para mantener una buena organización, en lo que sevincula lo que es también el buen estado documental.

Instalaciones

En cuanto al aspecto general de las instalaciones y almacenes, se pudo observar que las instalaciones no se encuentran en un sitio ventilado, debido a que este se sitúa en un lugar muy oculto, solo contiene iluminación eléctrica las cuales se encuentran en buen estado. En estas instalaciones se pudieron presenciarmanchas de humedad en el cielo raso específicamente cerca de las lámparas, sin embargo no se pudo presenciar corrosión en las instalaciones metálicas. La puerta que se encuentra al entrar directamente hacia el archivo es de madera y no cuenta con una cerradura lo cual se puede abrir, pero no garantiza ninguna seguridad al archivo. Detrás de esta área se encuentra un espacio donde existen...