Proyecto tecnologico

Software para la organización, Registro, Control y búsqueda de archivos en la empresa de Renta de Vehículos.




Anteproyecto Tecnológico


Investigación De Operaciones






Introducción





Tomando como base que el manejo documental es una situación de orden no controlado que se presenta en la gran mayoría de las empresas cuyo archivo físico se ve agobiado por el total dedocumentos generados durante vigencias enteras, esta investigación propone una solución desde el punto de vista tecnológico, usando como herramienta principal un sistema de cómputo, y un software con una interfaz gráfica agradable a la hora de su uso. Desde el momento en que comienzan a generarse archivos físicos sin ningún control dentro de la empresa.
Hay que tener en cuenta que cada uno delos documentos existentes dentro de la empresa, es una ventana abierta con información muchas veces confidencial, y que no puede ser vista por cualquier persona. Es por esto que es tan importante el control absoluto sobre los documentos, tener facilidad para accesarlos y al mismo tiempo ejercer el control sobre las personas que tienen acceso a estos. 9
Con esta idea se crea una herramienta capazde brindar una solución a esta situación de orden, dándole al usuario un esquema o procedimiento a seguir con el fin de organizar, archivar y acceder con facilidad a la documentación empresarial.







Descripción del Problema
Solano Rent Car, es una empresa dedicada a la renta o alquiler de vehículos. El manejo de documentos, La empresa hace el registro de los alquileres de vehículosatraves de procesadores de texto usando Microsoft Word 2003 y almacenan algunos documentos en archivos o gavetas. En términos generales, existe un problema de dificultad y costo del acceso a los documentos que maneja la organización y el riesgo de pérdida de estos. Desde el momento en que se genera o se recibe un documento hasta su archivador se hace necesario ejercer un control total sobre losmismos. Como no hay una organización correcta de los registros de los alquileres de vehículos, el trabajo se hace bastante tedioso porque se tarda mucho en buscar información de un cliente en un momento determinado, Las posibles causas de esta situación están básicamente resumidas en que no existe un criterio de archivo que se haya establecido. La no existencia de un registro y un control sobre losdiferentes archivos de la empresa, generan una serie de consecuencias, entre las cuales se destacan las siguientes: Para el almacenaje de documentos físicos, se cuenta con archivadores verticales de 4 gavetas que hoy en día no son suficientes para almacenar el volumen de documentos generados. Para el manejo y accesibilidad de documentos, así como problemas de deterioro de documentos debido a lascondiciones a las que han estado expuestos. Un mismo documento es fotocopiado varias veces dentro de la empresa, se encuentra en diferentes escritorios. Su flujo en el proceso de negocio implica no solo el traslado de un área a otra. Esto confirma que el manejo de documentos fiscos implica una consulta lenta e ineficiente, además de altos riesgos relacionados con el extravió y resguardo deinformación confidencial.
En otros casos, al consultar un documento no se encuentra y resulta que no llegó al archivo por haberse quedado en el cajón del escritorio de algún empleado.
Para evitar que estas situaciones se sigan presentando, es necesario buscar una alternativa que presente soluciones concretas a cada uno de los inconvenientes generados por la falta de control.
Es por esto que a travéseste proyecto se presentara una solución detallada que responde a cada una de las necesidades anteriormente planteadas. Esta solución propiamente dicha, es la implementación de un software a medida, diseñado partiendo de los requerimientos que desea el cliente o la organización.

Búsqueda de informaciones relacionadas con el problema
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