Proyecto

Así que si piensas que ser líder de proyecto se limita a identificar el objetivo del proyecto, armar el equipo, girar instrucciones y confiar en que tu equipo las va a seguir al pie de la letra, permíteme decirte que estás equivocado. Es muy importante hacer todo eso, pero tu plan puede empolvarse y descomponerse más pronto de lo que te imaginas si no tienes el cuidado necesario para que éste secumpla. Es aquí donde entra la actividad conocida como SEGUIMIENTO o MONITOREO del proyecto.
¿Y a qué se refiere este seguimiento o monitoreo del proyecto? Va mucho más allá de simplemente asomarse a ver cómo van las tareas asignadas.
De acuerdo a ciertas definiciones formales, el seguimiento del proyecto consiste en:
Proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situacióndel proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.
Visibilidad
Tú, como líder o administrador del proyecto eres responsable de conocer en todo momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad. Para lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debesrealizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes del mismo.
Objetivo de la Gestión de un proyecto
El objetivo de gestión de un proyecto es controlar el proyecto para que como mínimo:
* vaya según lo esperado (plan) y,
* si no es así (seguimiento)
* tomar las decisiones adecuadas (control)
... que permitan finalizar el proyecto con éxito(que se cumplan los objetivos)
Qué hay que controlar
Un proyecto puede ser algo muy complejo pero al final es simplemente un conjunto de variables a controlar (recursos). Los recursos típicos son generalmente:
* Tiempo. Respecto a la variable tiempo hay que aclarar que una cosa es el esfuerzo (horas de trabajo) y otra la duración (el plazo que tengo). Es decir, el plazo para terminar unatarea puede ser de una semana (duración: desde el inicio hasta el fin) y son necesarias 2 horas (esfuerzo).
* Dinero. El control del dinero se llama también control presupuestario. El presupuesto es el plan previsto del recurso dinero y hay que tener en cuenta tanto los ingresos/gastos (en qué lo gasto) como el flujo temporal (cuando lo gasto)
En los proyectos de desarrollo de software y desistemas informáticos lo que interesa generalmente es controlar el tiempo y generalmente se hace en horas. Por eso se habla de horas/persona, horas/proyecto, etc. Un buen control exige trabajar utilizando un calendario on-line y controlar las horas de trabajo.
Fases a Controlar
En la gestión de un proyecto podemos hablar de las siguientes fases:
* Planificación: lo que pienso que va a ocurrir.Por ejemplo, voy a tardar 4 horas (tiempo de la tarea) en escribir un artículo sobre gestión de proyectos (alcance de la tarea)
* Seguimiento: lo que en realidad ocurre.
Tardé sólo 2 horas en escribirlo, es decir el 100% del alcance de la tarea en el 50% del tiempo previsto.
* Control: toma de decisiones en función de lo ocurrido.
Por ejemplo, en el caso anterior, utilizar las 2horas sobrantes para realizar un anexo al artículo.
Preguntas a resolver
Algunas preguntas fundamentales que debes poder contestar:
¿Cuál es el avance en las tareas de los recursos contra lo planeado? (cuánto deberían de haber logrado hasta ahora y cuánto han logrado)
¿Cuál es la desviación en tiempo de las tareas? (y del proyecto)
¿Cuál es la desviación en costo de las tareas? (y delproyecto)
¿Cuánto más se va a desviar el proyecto considerando el nivel de retraso que se está teniendo en las tareas? (te recomiendo que leas acerca de técnicas como valor devengado o “earned value”)
¿Cuál es la desviación en rentabilidad del proyecto?
¿Cuáles y cuántos han sido los cambios al alcance original del proyecto?
¿Se están logrando los objetivos del proyecto?
No permitas que...