Proyecto


ACTA DE CONSTITUCIÓN



Nombre del proyecto: CONGRESO DE COMERCIO EXTERIOR 2014
Patrocinador del proyecto: RODOLFO ARIAS
Director del proyecto: OSCAR ACERO CASTELLAR
Cliente: CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA
Fecha: 3 de Julio de 2014


Justificación del proyecto.

Siempre en busca de cumplir nuestros objetivos organizacionales, y enfocados a la organización deeventos, la satisfacción del cliente, y el crecimiento de la empresa, Nuestra organización ha sido la ganadora de la licitación para la organización del Congreso de Comercio Exterior 2014, de la Cámara de Comercio de Cartagena. gracias a los esfuerzos de nuestro equipo de trabajo, tenemos ahora la misión de coordinar y gestionar las actividades logísticas necesarias para la celebración de esteimportante evento.
Organizar las etapas previas y de desarrollo del congreso de Comercio Exterior de la Cámara de Comercio de Cartagena, y contribuir con su éxito económico para el cliente, a la vez que consolidamos nuestra imagen como firma organizadora de eventos.



Objetivos Específicos:

- Asegurar la Calidad logística del evento en Aras de futuras licitaciones - Consolidar lazoscomerciales con la Cámara de Comercio de Cartagena
- Obtener la aprobación satisfacción de los asistentes y del cliente en cuanto a logística se refiere
- Cumplir al máximo con el presupuesto estimado y con el mínimo de gastos extras


Descripción del proyecto.

Proporcionar la logística para la realización del Congreso de Comercio Exterior 2014, de la Cámara de Comercio de Cartagena,que se realizara del 17 al 19 de Septiembre de 2014 en la ciudad de Cartagena,
El contenido de la agenda así como la consecución de los ponentes y pasajes de Avión es provisto por el cliente (Cámara de Comercio de Cartagena.)
7 expositores internacionales y 4 nacionales


Requisitos generales.

-Comunicación eficiente sobre hora y fechas de llegada de los expositores, para coordinarhoteles y transporte en la ciudad
-Coordinación de esquema de seguridad de la viceministra con policía nacional, y su equipo de seguridad
- Desembolso por parte del cliente del primer avance económico (2 pagos)
- Equipos de comunicación disponibles para el grupo de trabajo del proyecto


Riesgos generales

Riesgo

A. Fallade sistemas de audio y video de los auditorios
B. Falla eléctrica
C. Problemas de seguridad en torno a la presencia de la viceministra


Medidas

A. Revisión con anterioridad de condiciones de la salas y equipos de audio y video, constatar los equipos de respaldo provistos por el salón de conferencias
B. Revisión previa de funcionamiento de planta eléctrica del salón de conferenciasC. Esquema de seguridad coordinado con la policía nacional, pie de fuerza preparado para emergencias acordado con el Comandante de la policía metropolitana de Cartagena, Jorge Luis Ramirez Aragon.


Tabla 1
Alcance
Objetivos
Criterios de éxito
Persona que aprueba
Organizar las etapas previas y de desarrollo del congreso de Comercio Exterior de la Cámara de Comercio de Cartagena, ycontribuir con su éxito económico para el cliente, a la vez que consolidamos nuestra imagen como firma organizadora de eventos.
Calificaciones positivas del cliente. ponentes y asistentes al congreso, por medio de recopilación de observaciones y sugerencias física a asistentes ponentes y cliente
Gerente Eventos Cartagena: Rodolfo Arias






Tabla 2
Tiempo
Objetivos
Criterios de exitoPersona que aprueba
Cumplir con tiempos de preparación previa al evento y los tiempos del evento
2 meses antes del evento tener confirmado auditorios, y 1 antes del evento el 60% de las inscripciones, y haber cumplido con las reuniones con el cliente. cumplimiento de agenda del evento
Director del proyecto: Oscar Acero


Tabla 3
Costo
Objetivos
Criterios de exito
Persona que aprueba...