Proyectos errores comunes

19/10/13

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De: cioperu.pe

Gestión de proyectos: Doce errores comunes
y cómo evitarlos
[08/10/2012] Muchos proyectos, mucha mala gestión. Ese es
el estribillo de muchos ejecutivos de TI. De hecho, incluso con
el software de gestión de proyectos, a menudo los proyectos
de TI terminan durando más(mucho más) de lo previsto y
cuestan más de lo presupuestado.
¿Por qué los buenos proyectos van mal? CIO.com encuestó a
docenas de ejecutivos de TI y administradores de proyectos,
y se acercó con una lista de 12 errores comunes en gestión
de proyectos -junto con las formas de evitar estos problemas
que a menudo requieren mucho tiempo y son potencialmente
costosos.
Error Nº 1: No asignar ala persona adecuada para dirigir el proyecto
"Por lo general durante la asignación de recursos, la mayoría de los esfuerzos se centran en encontrar
los recursos adecuados Además de encontrar al director adecuado para el proyecto", explica Sudhir
Verma, vicepresidente de los servicios de consultoría y oficina de gestión de proyectos de Force 3, un
proveedor de soluciones tecnológicas. Dehecho, muy a menudo "los gerentes del proyecto son
tomados en cuenta por su disponibilidad y no necesariamente por sus habilidades". Sin embargo, un
jefe de proyecto inadecuadamente capacitado y/o inexperto puede hundir un proyecto.
Solución: Elija un gestor de proyectos cuya habilidad(es) estén acordes con los requisitos del proyecto.
Error Nº 2: No poder conseguir que todo el equipo esté detrásdel proyecto
Con demasiada frecuencia, los proyectos están condenados al fracaso porque no recibieron suficiente
apoyo de los departamentos y las personas afectadas e involucradas en el mismo. Incluso los
gerentes: "1) no dejan claro cuál fue el papel de todos. 2) No describieron la recompensa personal que
cada uno obtendría cuando el proyecto se completara con éxito. 3) no dijeron cómo seríanevaluadas
las contribuciones de cada persona en el proyecto. Y/o 4) No se pudo generar un sentido de urgencia
sobre el proyecto, llevando a que el equipo piense que el negocio siempre iba a estar bien", sostiene
Bill Rosenthal, CEO de Communispond, que proporciona capacitación a los empleados sobre la
manera de comunicarse de manera efectiva.
Solución: "El director del proyecto debe comenzarpor juntar al equipo (asegurándose de incluir el
personal que se encuentra fuera de las instalaciones a través de la mejor tecnología disponible), y
entregar una presentación sobre el proyecto y su importancia, de modo tal que todos se sientan
incluidos y motivados".
Error Nº. 3: No involucrar a los ejecutivos
Solución: "Alguien en los niveles superiores de la organización debe poseer elproyecto de principio a
fin y estar personalmente involucrado en su éxito", señala Casey Halloran, co-fundadora y directora de
marketing de Costa Rican vacations & Panama Luxury Vacations. "Cuando un proyecto no tiene una
cabeza clara, las cosas tienden a desmoronarse".
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Error Nº 4:Poner demasiados proyectos en producción a la vez
"La mayoría de los gerentes creen que pueden hacer más cosas al comenzar todos los proyectos a la
vez, pero en realidad, es contraproducente", comenta Sanjeev Gupta, CEO de Realization, una
empresa de Silicon Valley que ayuda a que las organizaciones completen proyectos más rápidamente.
"El multitasking frena a la gente, perjudica la calidady, lo peor de todo, los retrasos que causa se
multiplican a través de la organización, ya que las personas que están más abajo en la línea esperan a
que otros puedan terminar las tareas de requisito previo".
Solución: "Para detener estas pérdidas de productividad, un buen primer paso es reducir el trabajo en
proceso (WIP, por sus siglas en inglés) en un 25 – 50%", señala. "Esto reduce hacia...