Proyectos



DIPLOMADO EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS 2014 - XI
CURSO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES
TAREA 3
DOCENTE: Rocío Olinda Vega Bustamante
PARTICIPANTES:
Aliaga Venegas, Christy Bonny.
García Alvarez Clara Isabel.

2014



PLAN DE GESTIÓN DE
COMUNICACIONES

Nombre del Proyecto
COMPROBANTE DE SERVICIO VIRTUAL

COMPONENTE

DESCRIPCIÓN
Requisitos de Información





*Verdetalles en la Matriz de Comunicaciones (Anexo 1).



Información que será comunicada

Información
ID del Entregable
Acta de Constitución del Proyecto
Enunciado del Alcance del Proyecto
1.1.1 Iniciación
Plan del Proyecto
1.1.2 Planificación
Status semanal
Informe de Avance de Servicio
Actas de Reuniones
1.1.3 Ejecución
Coordinación del Proyecto
Solicitudes de cambio
Aprobaciones decambio
1.1 .4 Seguimiento y Control

Cierre del Proyecto
Informe Final del Servicio
1.1.5 Cierre
Nuevo diseño del CS
1.2.2 Formato del Comprobante Virtual
Cotizaciones de Proveedores
Costos de Software y hardware

1.3.1 Equipos Adquiridos

1.3.2 Servicios Adquiridos
Procedimientos
Instrucciones
1.3.3 Documentación
Estado de desarrollo de la instalación

1.4.1 Instalación delsistema en cada punto de recojo
Dictado de talleres
1.4.3 Capacitación
Cartas de comunicación con el Cliente
Comunicados en vitrina del Patio Blindado
1.4.4 Difusión


*Ver detalles en la Matriz de Comunicaciones (Anexo 1).

Responsables de distribuir la información


















*Ver detalles en la Matriz de Comunicaciones (Anexo 1).

Personas que recibirán lainformación

Métodos y tecnologías para transmitir la información
Actas de reunión (Ver anexo 2)
Informes o Reportes (Ver anexo 3)
Solicitud de Cambios (Ver anexo 4)
Correo electrónico
Teléfono
Reuniones
Frecuencia de comunicación















Proceso de escalamiento

1. Durante la ejecución del proyecto se presentarán debates y polémicas captadas a través dela observación y conversación, o expresadas de alguna persona o grupo, éstas deberán de ser documentadas formalmente.

2. Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas (Ver anexo 5)


3. El Log de Control de Polémicas se revisará en las reuniones semanales, en la presentación del status.

4. Método de Escalamiento:
Métodos para actualizar y refinar el plan decomunicaciones

Se deberá revisar y/o actualizar el Plan de Gestión de Comunicaciones, cada vez que exista:
Una redistribución de roles.
Personas que ingresan o salen del proyecto.
Una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
Cambios en la matriz de influencia/ impacto y/o poder/influencia de los interesados.
Solicitudes no previstas de informes o reportesadicionales.
Deficiencias de comunicación dentro del proyecto o fuera del él.
Quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no satisfechos.
Una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los interesados.




La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:



Guía para eventos decomunicación

Guías para Reuniones: Todas las reuniones deberán seguir los siguientes pasos:
Debe fijarse la agenda con anterioridad.
Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
Se debe empezar puntual.
Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo, y los métodos de soluciónde controversias.
Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunión).
Se debe terminar puntual.
Se debe emitir un Acta de Reunión (ver anexo1), la cual se debe repartir a los participantes (previa revisión por parte de ellos).



Guías para Correo Electrónico: Todos los correos...