Prueba

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunquela gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritoriorequiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe loque tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.
Antes de tirarnos debemos de hacer las siguientes preguntas:
1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
4.¿Para qué puedo utilizar esta información?
5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?
6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
7. ¿Necesita alguien esta información?Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
Entoda organización las finalidades del archivo son:
• Ser el centro de la información y de la documentación.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser un instrumento que ayude aconocer el funcionamiento de otros servicios.
• Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
- Lógica.
• Como me piden los documentos.
• Comonecesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.
La organización...