Pruena
Páginas: 5 (1044 palabras)
Publicado: 8 de diciembre de 2010
•Formato nueva cuenta de gastos Formato
Contenido: 2.pp. 2.- Beneficios 3.Gastos” pp. 3.- Hoja de trabajo “Detalle de Gastos” 4.pp. 4.- Datos Personales 5.- Relació pp. 5.- Relación Comprobantes 9.pp. 9.- Generar portada 10.pp. 10.- Actualizar portada 11.pp. 11.- Kilometraje 12.pp. 12.- Imprimir 13.pp. 13.- Archivo de pago pp. 14. – Conclusiones y contactos
Beneficios
Una revisión másrápida y eficiente de los comprobantes que relacionamos; Ahorro en el tiempo de llenado de la cuenta, ya que ahora solo vamos a trabajar con una solo hoja; Una resumen más claro de los gastos que incurrimos; Se eliminan la hoja de comidas, de gastos varios y el control de taxis; además Unilever de México mejorara el proceso de reembolso y comprobación de gastos de empleados, poniéndose al nivel deotros países en America.
Hoja de trabajo “Detalle de Gastos”
En este nuevo formato, solo vamos a manejar una hoja para el registro de nuestros datos personales y la relación de nuestros comprobantes a reembolsar, esta hoja es: “Detalle de Gastos”
Datos Personales
En la hoja de detalle de gastos, vamos a capturar, dentro de los recuadros amarillos, nuestros datos personales como son:Nombre, Centro de costos, # de SAP, entre otros Aquí también, podemos seleccionar la Sociedad por la que vamos a solicitar el reembolso (imagen 2)
Imagen 2
Relación de los comprobantes
En este nuevo formato se tiene la ventaja para el usuario de que al capturar los comprobantes podrá cerciorarse de que efectivamente todos están considerados en el total del importe. Lo primero que debemoshacer es numerar nuestros comprobantes (esto te ahorra tiempo al final cuando revises el total), es decir, si tenemos 10 facturas numerarlas del 1 al 10; En caso de casetas, podemos pegar nuestros comprobantes en una sola hoja y considerar esta hoja como un único comprobante;
En el área de captura contamos con los siguientes columnas:
1. Comprobante: Aquí vamos a relacionar los números que leasignamos a cada comprobante,
2. Fecha: En esta columna vamos a capturar la fecha en que incurrimos el gasto (en caso de que sean varias casetas se puede relacionar la fecha inicial o final del gasto)
3. Descripción Gasto: Esta columna es opcional, en ella se puede dar una descripción breve del gasto que se incurre.
Concepto
4. Concepto, esta celda contiene una lista desplegable detodos los gastos en los que podemos incurrir; en caso de que no identifiques el tipo de gasto, puedes utilizar “otros gastos de personal deducibles o no deducibles, dependiendo de si tu comprobante cuenta o no con requisitos fiscales
Subtotal e I.V.A.
5. Subtotal, en la columna de subtotal vamos a capturar el importe SIN I.V.A. o subtotal de nuestros comprobantes, en caso de ser gastos nodeducibles, gastos en el extranjero o de comprobantes que no tengan I.V.A. desglosado, en este espacio se capturará el Total del comprobante. 6. IVA, en esta columna capturaremos el importe del I.V.A. que este relacionado en nuestros comprobantes.
El resultado de la captura de nuestro comprobante debe de ser como este:
Generar Portada
Una vez terminado de capturar los datos de nuestroscomprobantes, procederemos a generar la portada del reporte, para esto, en la misma hoja del detalle de gastos, vamos a presionar el logo de Unilever que esta en la parte superior izquierda de nuestra pantalla, (solo se debe presionar una vez)
Esto en automático generara un resumen de los gastos e la hoja de portada:
Actualizar Portada
En caso de que modifiquemos el importe de o relacionesalgún otro comprobante, lo que debemos de hacer para que se refleje la modificación en la portada es presionar el logo de las “marcas Unilever” que esta en la esquina superior derecha de la pantalla, y listo, las modificaciones ya están reflejadas en la portada, es importante recordar que no se debe presionar el botón de generar portada una vez que ya este generada.
Kilometraje
En el caso...
Contenido: 2.pp. 2.- Beneficios 3.Gastos” pp. 3.- Hoja de trabajo “Detalle de Gastos” 4.pp. 4.- Datos Personales 5.- Relació pp. 5.- Relación Comprobantes 9.pp. 9.- Generar portada 10.pp. 10.- Actualizar portada 11.pp. 11.- Kilometraje 12.pp. 12.- Imprimir 13.pp. 13.- Archivo de pago pp. 14. – Conclusiones y contactos
Beneficios
Una revisión másrápida y eficiente de los comprobantes que relacionamos; Ahorro en el tiempo de llenado de la cuenta, ya que ahora solo vamos a trabajar con una solo hoja; Una resumen más claro de los gastos que incurrimos; Se eliminan la hoja de comidas, de gastos varios y el control de taxis; además Unilever de México mejorara el proceso de reembolso y comprobación de gastos de empleados, poniéndose al nivel deotros países en America.
Hoja de trabajo “Detalle de Gastos”
En este nuevo formato, solo vamos a manejar una hoja para el registro de nuestros datos personales y la relación de nuestros comprobantes a reembolsar, esta hoja es: “Detalle de Gastos”
Datos Personales
En la hoja de detalle de gastos, vamos a capturar, dentro de los recuadros amarillos, nuestros datos personales como son:Nombre, Centro de costos, # de SAP, entre otros Aquí también, podemos seleccionar la Sociedad por la que vamos a solicitar el reembolso (imagen 2)
Imagen 2
Relación de los comprobantes
En este nuevo formato se tiene la ventaja para el usuario de que al capturar los comprobantes podrá cerciorarse de que efectivamente todos están considerados en el total del importe. Lo primero que debemoshacer es numerar nuestros comprobantes (esto te ahorra tiempo al final cuando revises el total), es decir, si tenemos 10 facturas numerarlas del 1 al 10; En caso de casetas, podemos pegar nuestros comprobantes en una sola hoja y considerar esta hoja como un único comprobante;
En el área de captura contamos con los siguientes columnas:
1. Comprobante: Aquí vamos a relacionar los números que leasignamos a cada comprobante,
2. Fecha: En esta columna vamos a capturar la fecha en que incurrimos el gasto (en caso de que sean varias casetas se puede relacionar la fecha inicial o final del gasto)
3. Descripción Gasto: Esta columna es opcional, en ella se puede dar una descripción breve del gasto que se incurre.
Concepto
4. Concepto, esta celda contiene una lista desplegable detodos los gastos en los que podemos incurrir; en caso de que no identifiques el tipo de gasto, puedes utilizar “otros gastos de personal deducibles o no deducibles, dependiendo de si tu comprobante cuenta o no con requisitos fiscales
Subtotal e I.V.A.
5. Subtotal, en la columna de subtotal vamos a capturar el importe SIN I.V.A. o subtotal de nuestros comprobantes, en caso de ser gastos nodeducibles, gastos en el extranjero o de comprobantes que no tengan I.V.A. desglosado, en este espacio se capturará el Total del comprobante. 6. IVA, en esta columna capturaremos el importe del I.V.A. que este relacionado en nuestros comprobantes.
El resultado de la captura de nuestro comprobante debe de ser como este:
Generar Portada
Una vez terminado de capturar los datos de nuestroscomprobantes, procederemos a generar la portada del reporte, para esto, en la misma hoja del detalle de gastos, vamos a presionar el logo de Unilever que esta en la parte superior izquierda de nuestra pantalla, (solo se debe presionar una vez)
Esto en automático generara un resumen de los gastos e la hoja de portada:
Actualizar Portada
En caso de que modifiquemos el importe de o relacionesalgún otro comprobante, lo que debemos de hacer para que se refleje la modificación en la portada es presionar el logo de las “marcas Unilever” que esta en la esquina superior derecha de la pantalla, y listo, las modificaciones ya están reflejadas en la portada, es importante recordar que no se debe presionar el botón de generar portada una vez que ya este generada.
Kilometraje
En el caso...
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