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Definición del control interno en
las compras

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Podemos definir el control interno como el proceso,

ejecutado por la junta directiva, o consejo de
administración de una entidad, por su grupo directivo
(gerencia) y por el resto del personal, diseñado
específicamente para proporcionarles seguridad
razonable de conseguir en la empresa la efectividad y
eficiencia en las operaciones,suficiente confiabilidad
de la información financiera y por último el
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

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En el caso del departamento de compras sería la

aplicación del concepto anterior de control en la
gestión y administración de las compras, ejecutada
en forma efectiva y con responsabilidad profesional.

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La palabra Control debemos considerarla como unade las más importantes dentro del léxico
administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido
en este artículo la palabra Control así como la
evaluación de este ya que ambas conforman de
manera prioritaria el proceso necesario para que las
organizaciones o departamentos marchen en forma
coordinada y dinámica.

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El presente Manual esta estructurado considerando

algunas de lasetapas que deberá desarrollar el
Departamento de Compras para Implementar un
sistema de gestión bajo los requisitos normativos ISO
y su posterior certificación. La estructura del Manual
de referencia se muestra a continuación:

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Controles aplicados a la gestión de compras y su
departamento

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1.-Existencia de un organigrama funcional del

departamento. Es necesario este controldel
organigrama funcional del departamento de compras
para saber con claridad las secciones y jerarquía del
personal y orden en el mando.

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2.-Fijar claramente los objetivos del departamento,

sus procedimientos, funciones políticas,
organización, ubicación, recurso humano,
documentos, flujo de documentos y otras.
Con este control se trata de dejar establecido sus
objetivos asícomo los documentos y manuales de
procesos y procedimientos necesarios para un
efectivo funcionamiento del departamento.

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3.-Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el

departamento de auditoria o revisoría fiscal ha hecho
para el mejoramiento del proceso y gestión de las
compras.
Para este punto de Control es necesario que se
aplique las recomendaciones y sugerencias como unsistema de seguimiento de sus aplicaciones
ordenadas por estos entes de Control.

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4.- Elaborar las estadísticas e información sobre

compras, así como la comparación de cifras y precios
anteriores con los existentes.
Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor
Control para la toma de decisiones, la evaluación y
comparación de los datos producidos en Compras.

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5.-Mantener actualizado el kardex o registro de

proveedores para una oportuna información sobre
estos, sus productos y servicios.
Es necesaria la actualización del kardex de
Proveedores para en esta forma tener la información
necesaria para consulta de precios, costos y servicios
e información general de proveedores.

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6.- Comprobar los precios, datos, calidad de la

mercancía yservicios.
En este control es importante conocer y hacer
seguimiento a los precios, datos y la calidad de los
productos y servicios que nos ofrecen.

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7.- Comprobar los precios, datos, calidad de la

mercancía y servicios.
En este control es importante conocer y hacer
seguimiento a los precios, datos y la calidad de los
productos y servicios que nos ofrecen.

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8.-Existencia de manual de funciones del

departamento.
Este manual es necesario, cumpliendo el control de
conocer las funciones de cada trabajador en la
organización.

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9.- Investigación sobre rotación de inventarios.
La rotación de Inventarios debe controlarse e

inventariarse continuamente para efecto que no se
conviertan en Inventarios obsoletos, dañados o de
poco movimiento....