Publicacion 235 100613 Es

No. 235, 2013

Identificación y gestión por procesos
María Fernanda Aguilar Coto
CEGESTI
Las empresas u organizaciones dependen de sus procesos
para ser eficientes, por tanto deben estar debidamente
identificados y gestionados en busca de una mejora continua.
Un proceso se define como un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas que transforman insumos en
resultados. Dentro del conjuntoreferido, tanto los elementos
de entrada como los de salida pueden ser tangibles o
intangibles, lo importante es saber identificarlos dentro de la
organización.
Ahora bien, no solo las entradas y salidas intervienen en el
proceso, también se deben tomar en cuenta los clientes, los
proveedores, las actividades, los recursos, entre otros
componentes que presentan de una u otra forma un impacto
clave.Como un primer paso es importante establecer cuáles son
los procesos de la empresa, por lo que a continuación se
enumeran algunos elementos y características que deben
contemplarse:
Las entradas y las salidas (insumos y resultados
tales como servicios, software o hardware).
Los procedimientos serán fácilmente comprendidos
por cualquier persona de la organización.
El nombre asignado a cada procesodeberá sugerir
los conceptos y las actividades que abarca.
Todos los procesos contarán con un responsable
designado que asegure su eficacia y cumplimiento
continuo.

Luego de conocer y entender los diversos
realizará su interacción con el fin de
óptimamente identificados y gestionados y
sabiendas de que un buen resultado se
eficientemente cuando las actividades y
relacionados se tratan como unproceso,
establece un enfoque basado en procesos.

procesos, se
mantenerlos
más aún a
alcanza más
los recursos
es decir, se

Como una forma de lograr una visión general de los procesos
y sus interacciones se puede acudir a desarrollar un mapa
con la representación gráfica, ordenada y secuencial de
todos los procesos o grupos de ellos.
En un mapa se representan los diferentes tipos de proceso,
loscuales se describen a continuación:
Procesos estratégico/administrativos: aquellos
que aportan directrices a todos los demás y están
destinados a definir y controlar las metas de la
organización, sus políticas y estrategias.
Procesos operativos: también conocidos como
procesos clave, son los que permiten generar el
producto o servicio que se entrega al cliente, por
ende, el núcleo del negocio.Procesos de soporte: identificados también como
procesos de apoyo ya que brindan soporte a los
operativos. En estos procesos los clientes son
internos, es el personal de la organización.
A continuación se presenta un ejemplo de mapa de procesos:

También se mostrarán indicadores que permitan
visualizar de forma gráfica la evolución de los
procesos.
Éxito Empresarial / No. 235, 2013

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indicadores,recursos, registros y otra información que se
considere pertinente.
Mediante una correcta identificación y gestión de los
procesos se producirán ventajas como las mencionadas a
continuación:
1. Mejorar resultados, más coherentes y predecibles
2. Identificar los destinarios del proceso y sus
expectativas
3. Integrar y alinear los procesos para permitir el logro
de los resultados planificados
4.Producir eficacia y eficiencia
5. Identificar oportunidades de mejora
Fuente: Gestión-calidad.com

Una vez identificados los procesos y entendida la función e
interacción entre cada uno de ellos, estos deben ser
gestionados con el fin de construir un sistema de trabajo
enfocado a perseguir la mejora continua en el funcionamiento
de las actividades de una organización.
Para lograr esa mejorapermanente es esencial la medición
de cada proceso, lo cual se puede realizar por medio de
indicadores que muestren su desempeño individual, con el fin
de tomar acciones correctivas o preventivas según sea
necesario.
Las actividades de una organización son ejecutadas
diariamente por los empleados como parte de una rutina,
pero el mayor problema se encuentra en la falta de
documentación, si bien no...