Qu Es Archivar

¿Qué es archivar?
Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los documentos, para que al buscarlas sea sin demora al momento de necesitarlos
Importancia del archivo para la empresaEs importante ya que las empresas modernas utilizan numerosas cantidades de documentos por lo que al momento de utilizarlos no sea difícil de encontrarlos y es soporte para tomar decisiones (presentefuturo)
Funciones principales del archivo
Asegurar al perfecta conservación de los documentos reunidos
Comprobar si la documentación se archiva regularmente
Conservar y expedir la correspondenciaReunir ordenadamente según criterios establecidos
Dotar al archivo un director componente

Requisitos necesarios para alcanzar los fines del archivo
La pestaña
Las bandejas de escritorios
Lascarpetas
Las guías
El rótulo
Los ganchos sujetadores de metal


Sistemas fundamentales para la clasificación de documentos
1. Alfabético:
Por nombres
Temático (asunto)
Por localidades(geográficas)
Por fechas(cronológico)
2. Numérico :
Sistema numérico consecutivo
Sistema de cifra terminal


Factores que influyen en la selección del sistema de archivo
Clases de documentos que se archivaranDurante cuánto tiempo se van a guardar
Grado de confiabilidad
quienes tendrán acceso a los documentos
Plan de transferencia que se utilizara
Cantidad de usuarios

El procedimiento paraarchivar consta de cinco pasos:
Inspeccionar
Clasificar
Codificar
Distribuir
Guardar
Clasificación algebraica
Es aquel que sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo conel alfabeto, muy similar al empleado en los diccionarios existen varias reglas básicas para clasificar y cuyo uso es universal estas son:
1. Nombres de individuos:
Se debe invertir el orden de losnombres de cada individuo para luego clasificarlos y sepáralos por unidades, considerando en primer lugar el apellido paterno, en segundo lugar el nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre...