Qu es un manual

¿Qué es un manual?

Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de lainstitución.

De acuerdo a su contenido los manuales pueden ser…
Duhalt Krauss y Rodríguez y Valencia proponen la siguiente clasificación de manuales administrativos, por contnido y por funcion.
A continuacion describiremos la clasficacion por contenido.
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Existen diversos tipos de manuales administrativos por contenido:

A.Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.

B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción deobjetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.

C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una guía de cómohacer el trabajo. Sirve como contro confiable en la evaluacion de sistemas y procedimientos administrativos.

E. Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales. Por lo que este manual es una combinación de dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.





Son documentosdetallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

a) De políticas
b) Departamentales
c) De bienvenida
d) De organización
e) De procedimientos
f) De contenido múltiple
g) De técnicas
h) De puesto

¿Para qué son de grande utilidad?

Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos aseguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar.
1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad deltrabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.
4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6.- Permite laintegración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.
En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo,conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.









¿Cómo se integra el índice temático de un manual?

Elaboración
 
Para elaborar el índice de un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
 
1. Definir el contenido:
·          Introducción.
·          Objetivos.
·          Áreas de aplicación.
·          Responsables....