Que es la admon documental

QUE ES LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL?
Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento delos documentos que se procesan en cualquier organización.
En la sociedad globalizada o más bien mundializada en la que vivimos, es necesario utilizar sistemas de información que nos ayuden de maneraeficiente y eficaz presentar una información oportuna, para esto podemos utilizar diferentes formas de llevarla que puede ser manual, digital etc.
“…El mundo empresarial actual se enfrenta al desafíoque implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.
La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadasen el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta,reportes y facturas, de manera simple y segura…” (http://www.redsis.com/index.php?option=com_content&view=article&id=72&Itemid=88)
Esta forma metódica de llevar la información, nosfacilitara la búsqueda de esta y el acceso a ella, disponible en su lugar, ordenada y clasificada y pertinente a cada persona o empleado. Se hace necesario entonces conocer las funciones y objetivos con lasque el encargado de la dependencia realizara su trabajo
Funciones de la Unidad de Administración documental.
1. Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,
2. Numerar yregistrar los documentos recibidos o emitidos.
3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
4. Registrar el movimiento de los documentos.
5. Suministrar informaciónsobre la ubicación de los documentos.
6. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
7. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
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