que es loa gestion documental?

¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida delmismo, ya sea bien mediante  técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.  En este último caso los sistemas de gestióndocumental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.
La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreoalmacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP  no tienen una organización clara decontenido, es lo que en técnicamente se denomina  como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo.Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la  gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el usode este tipo de información.
Los sistemas de gestión documental  han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempredisponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.
En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de losdocumentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.  Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentoshan de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas....