Que es un archivo

¿Qué es un archivo?

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o dirección que lo contiene.
Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentesdigitales de los archivos en tarjetas, papel microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentementedatos en un sistema informático.
¿Qué son las técnicas de archivo?

Son el proceso de ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado con el fin delocalizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.

¿Qué es el sistema numérico?

Consiste en signar numéricos consecutivos a las personas y empresas que escriben, numerandoconsecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.
Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivaran en orden alfabético en un cajón ofichero.

Ventajas:
• Su carácter es limitado
• Lectura rápida
• Exactitud
• Carencia de dudas o errores
Desventajas:
• La localización del documento clasificado resulta difícil si no sereconoce el número.
• Es necesario una guía de confección de localización.
• Necesita un índice.
• Posibilidades de intercambiar números.

Clasificación:

Numero Consecutivo: Se asigna un número acada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números será realizada por orden de llegada.
Clasificación cronológica: El criterio que se utiliza essegún el tiempo de vida del documento. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se empleas para información de carácter financiero o económico o en la relacionadacon vencimiento: facturas, letras de cambio, etc.
Clasificación en número de serie: Consiste en asignar un número de organización en lugar de seguir un orden consecutivo. Reservando bandas de números...