que hacer cuando hay mucho que hacer

Libros de Gerencia Resumidos

Qué hacer cuando hay demasiado que hacer
Disminuir las tareas, incrementar los resultados y ahorrar 90 minutos al día
Laura Stack

RESUMEN EJECUTIVO

esforzando lo suficiente por la organización.

¿Está cansado de que los asesores de productividad (y quizá
su jefe) le recomienden que haga más con menos? Más resultados con menos descanso. Más horas detrabajo con menos
vacaciones...

- ¿Qué nos interesa?: debemos conservar y llevar a cabo
aquellas tareas que debemos terminar a finales de la semana
para sentirnos satisfechos.

Lo cierto es que para ser más eficaces y productivos, debemos dormir más, llevar una vida más saludable y organizarnos más.
Hoy en día, no hay consejo más oportuno para escapar de la
máquina moledora en la que se haconvertido el día a día de
cualquier empleado que aprender a hacer más con más.

El argumento a favor de la reducción

Necesitamos sacar de la lista aquellas tareas que nos hacen
perder el tiempo; por ejemplo, revisar el correo electrónico
varias veces. Los chismes nos hacen perder el tiempo y envenenan el entorno laboral. También debemos hacer una lista de
cosas que no debemos hacer; decosas que nos rehusamos a
hacer.

2. Apartar tiempo para hacerlo
Algunas recomendaciones:
- Asignarle una fecha límite realista a cada tarea

Más no es mejor. Podemos ser exitosos si hacemos menos.
Ciertos estudios han demostrado que la semana de trabajo de
60 horas resulta en promedio en una disminución de 25% de la
productividad.
Si queremos canalizar nuestras energías máseficientemente,
debemos aplicar los seis pasos de la fórmula del trabajo
productivo.

1. Determinar lo que debemos hacer
Debemos examinar nuestra lista de cosas por hacer. Si está
repleta de tareas con diferentes fechas de entrega, lo más
seguro es que sea demasiado larga y abrumadora. Y si hemos
incluido algunas cosas que no podíamos dejar de hacer, la lista
es realmente aterradora.
Para decidir quédejar en la lista, debemos calcular nuestro
"retorno personal sobre la inversión"; es decir, el valor que le
ofrecemos a nuestra compañía. Debemos demostrar que le
hemos ahorrado a nuestra firma al menos tres veces nuestro
salario básico cada año. Si no nos es posible determinar un
valor financiero, debemos hallar la manera de demostrar que la
compañía sufrirá con nuestra ausencia.
Debemosevaluar cada tarea bajo la luz de nuestro valor
personal:
- ¿Qué tareas son más importantes?: debemos hacer una lista
de nuestras diez responsabilidades más importantes. ¿Encaja
la lista con la percepción que tiene nuestro jefe de nuestras
prioridades y valor? Si este no es el caso, no nos estamos

- Hacer la mayor parte de nuestro trabajo cuando nos
sintamos más centrados y enérgicos.
-Abandonar las reuniones que se han alargado o que se
hayan salido del tema
- Rechazar trabajo que debe hacer otra persona. Simplemente, rechazar estas tareas de una manera positiva: "¡Me
encantaría, pero no lo puedo hacer ahora mismo!" Aunque
seamos amables, nunca debemos dar explicaciones
- No fijar reuniones innecesarias

3. Enfocar nuestra atención
Por lo general, los trabajadoresmalgastan 28% de su día atendiendo interrupciones. Para evitar que esto nos suceda:
- Pedirles a los colegas que no hablen cerca de nuestro
escritorio
- Colocar música tranquila para evitar que nos distraiga
cualquier ruido
- Hablar menos con los colegas
- Llegar al trabajo a tiempo
- Tomarnos recesos de almuerzo más cortos
- Evitar hacer varias cosas a la vez. Malgastamos varios
segundos cadavez que pasamos de una tarea a otra. Esos
segundos se van sumando rápidamente y se convierten en
horas perdidas.

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