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TEMA 7: LOS ARCHIVOS CONVENCIONALES E INFORMÁTICOS
Acepciones de la palabra archivo y concepto de documento
Conjunto de documentos producidos o recibidos por toda persona, entidad o institución en el ejercicio de su actividad.
Lugar donde la empresa, institución o entidad conservan los documentos debidamente ordenados.
Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,conservación y servicio de los documentos.
El documento es la combinación de un soporte y la información registrada en él que puede ser utilizada como prueba o para consulta.
Tipos de documentos, explicación y ejemplo:
TIPOS DE DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN
EJEMPLOS
Documentos textuales
-Transmiten la información mediante texto escrito. El soporte suele ser el papel.
-Pueden ser manuscritos,mecanografiados o impresos.
Una carta comercial, una factura, un pedido, un currículum, etc.
Documentos gráficos
La información está representada por formas y colores.
Mapas, planos, dibujos…
Documentos en imágenes
Es una representación visual de un objeto.
Fotografías, diapositivas, películas, etc.
Documentos audiovisuales
Son registros visuales y sonoros.
Discos, cintas…
Documentos informáticosSon reproducciones magnéticas del ordenador.
Un documento de Word, una hoja de cálculo, una base de datos, etc.

Funciones de los archivos:
Conservar la documentación
Ser un centro activo de información
Ser un medio de consulta
Servir como elemento probatorio




Obligación de conservación de documentos en las empresas:
El Código de Comercio en su Art. 30.1 establece el deber queatañe a todo empresario de conservar permanentemente los documentos que acreditan la constitución de la empresa y la propiedad de los bienes; todo lo relacionado con terceros y documentación laborar, durante seis años; y los documentos y comunicaciones generados de la empresa se conservarán durante el tiempo que sean de actualidad.
Clasificación de archivos en general:
Según su titular
Según elvalor del documento o su finalidad
Según su ámbito geográfico
Según el tipo de administración
Clasificación de archivos en la empresa:
Según la utilidad del documento
Según la ubicación del archivo
Según de la forma de crearlo y utilizarlo
5 condiciones que debe reunir un archivo
Su uso debe ser fácil y rápido.
Se debe realizar una selección adecuada de los documentos que se hayan dearchivar.
Se han de aplicar unas normas precisas y generales.
Debe ser seguro en cuanto a la conservación de documentos.
Debe ser económicamente rentable.
¿Qué es el ciclo de vida del documento y qué factores influyen en el mismo?
El ciclo de vida del documento es un proceso de decaimiento del valor del documento. Un documento atraviesa distintas fases desde que se elabora: pasa de ser objeto deun uso intensivo a utilizarse menos, hasta finalmente ser eliminado o conservado para fines probatorios, legales. Etc.
Resulta fundamental a la hora de evaluar los documentos el número de años que deberán ser conservados desde su creación. Para ello, debemos tener en cuenta los aspectos jurídicos asociados al documento, la frecuencia de uso del mismo y el valor esencial de la informacióncontenida en él.




Organización del archivo según la utilidad del documento:
Archivos de gestión: Es aquel que contiene los documentos de consulta diaria de reciente actualidad. Cuando dejan de utilizarse tanto pasan al archivo intermedio.
Archivo intermedio: Está formado por los documentos de consulta poco frecuente por ser operaciones recientes pero ya finalizadas. De este archivo pasan alarchivo histórico.
Archivo histórico: Contiene los documentos de consulta prácticamente nula. En él se guardan documentos, libros, registros que exige la ley aquellos con valor documental o histórico. Suelen tener una o dos personas a su cargo y la consulta de los documentos se formaliza mediante un formulario de solicitud.
Ventajas y desventajas de un archivo centralizado:
Ventajas:
Todos los...