Quien Necesita Presupuestos

¿Quién necesita presupuestos?
por Jeremy Hope y Robin Fraser

Febrero 2003
Reimpresión r0302j-e

Las empresas modernas rechazan la centralización, la planificación inflexible y el método de mando y control. Pero entonces, ¿por qué se aferran a un proceso que refuerza todo ello?

¿Quién necesita presupuestos?
por Jeremy Hope y Robin Fraser
l proceso presupuestario, tal como es ejercidopor la mayoría de las corporaciones, debe ser abolido. La propuesta puede parecer radical, pero sería sencillamente la culminación de incansables esfuerzos por transformar las organizaciones jerárquicas y centralizadas en redes descentralizadas capaces de ajustarse ágilmente a las condiciones del mercado. La mayoría de las piezas restantes de este rompecabezas ya están en su lugar. Las empresas haninvertido grandes sumas en redes de IT (tecnología de la información, por sus siglas en inglés), reingeniería de procesos y una amplia gama de herramientas de gestión, entre ellas, el EVA (Valor Económico Agregado, por sus siglas en inglés), balanced scorecard (cuadro de mando integral) y la contabilidad basada en actividades. Pero estos elementos no han logrado establecer un nuevo orden, porquesigue predominando el presupuesto y la cultura de mando y control que éste sustenta. La alta gerencia proclama que sus empleados cuentan con la misma autoridad que el presidente de la empresa. Pero, en la práctica, sólo comandan el poder de los sistemas computacionales para dar

E

con una cantidad agobiante de detalles y, usando el presupuesto como referencia, exigen explicaciones sobre porqué, por ejemplo, el equipo de ventas facturó más llamadas telefónicas que las previstas, o por qué no se ha gastado toda la asignación para actividades de esparcimiento. ¿Dónde está “la misma autoridad que el presidente” cuando el equipo descubre que no puede cumplir con las metas de ventas fijadas en el presupuesto? El equipo, temeroso de las consecuencias, presionará a los clientes para que pidanproductos que después probablemente devolverán. Y si por casualidad los empleados creen que superarán las metas, entonces presionan a los clientes para que acepten recibir los productos en el siguiente período fiscal, retrasando valiosos flujos de caja. En casos extremos, usar el presupuesto para forzar mejorías en el desempeño puede provocar un desmoronamiento de la ética empresarial. Algunosempleados de WorldCom, hoy en quiebra y bajo investigación criminal, declararon que las duras exigencias del CEO, Bernard Ebbers, eran una abrumadora realidad cotidiana en la empresa. “Tenías un presupuesto y él exigía que estuvieras 2%

por debajo de ese presupuesto”, dijo un empleado que trabajaba en WorldCom, según un artículo publicado el año pasado en Financial Times. “Ninguna otra cosa leparecía aceptable.” WorldCom, Enron, Barings Bank y otras empresas fracasadas tenían rigurosos procesos de control presupuestario que canalizaban la información sólo a los que “necesitaban saber”. En resumen, las mismas empresas que prometen estar cerca de los clientes para responder con rapidez a valiosa información sobre cambios en el mercado se aferran tenazmente al proceso presupuestario, un procesoque arrebata el poder a los de la primera línea, desincentiva compartir la información y retrasa la respuesta a los cambios del mercado hasta que es demasiado tarde. Varias empresas han reconocido el verdadero alcance del daño que causa el proceso presupuestario. Se han negado a depender de información obsoleta y no quieren participar de la larga y mezquina disputa por lo que esta información diceacerca del futuro. También rechazan las conclusiones predeterminadas que vienen incrustadas en los presupuestos tradicionales, conclusiones 3

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¿ Q u i é n n e ce s i ta p re s u p u e s t o s ?

que le quitan sentido al flujo e interpretación de la nueva información de...