Qué Es Un Archivo?

Páginas: 10 (2472 palabras) Publicado: 30 de mayo de 2012
QUÉ ES UN ARCHIVO?
Archivo tradicional es aquel en el que se guarda información de manera física, ósea, papel por lo general, y va desde un fichero hasta grandes lugares llenos de archivos, un archivo tradicional es el de un abogado, un doctor, un contador, etc.
Archivo moderno implica un sistema organizado de computación para tener mayor velocidad de acceso, generalmente consiste en pasar losarchivos físicos a virtuales.
EXPLIQUE CUÁL ES LA FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS PARA LA INSTITUCIÓN
Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la Institución, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución.
ARCHIVO. MATERIALES.
Generalidades. Unsistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:
Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma oinstitución o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales semantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.
Carpetas misceláneas: Usadas para archivardocumentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal “de toda correspondencia.
Guías: Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de unapestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.
Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
SEMEJANZA ENTRE EL ARCHIVO TRADICIONAL Y EL ARCHIVO MODERNO•El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado, mientras que los documentos tradicionales pueden ser leídos directamente por el ojo humano.
•El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de latecnología. La ventaja es que la información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar lugar a manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad, características fundamentales en la documentación de archivo.
•La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene,ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla del usuario.
•La identificación de los documentos electrónicos se hace más...
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