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MARTES, 25 DE ENERO DE 2011

CONCEPTO DE DOCUMENTOS
CONCEPTO DE DOCUMENTO





El término documento es patrimonio de muchas ciencias. Cada una de ellas acentúa un matiz o una característica de su concepto. Por ello trataremos de ubicar ladefinición de documento de archivo en un contexto que nos sirva para entender mejor su significado.

Etimológicamente la palabra documento está relacionada con el verbo docere, en latín y viene a significar pequeña enseñanza. Advierte el lector que es la misma raíz de docente, doctrina, doctor, docto...

A continuación van las acepciones o significados que el término documento tiene para otrasciencias o disciplinas. Han sido ordenadas comenzando por la significación más amplia y comprensiva y terminando por la más estricta y restringida. Esto nos sirve para ubicar mejor el documento de archivo en esa constelación semántica.

Para los documentólogos: Profesionales de Ciencia de la Documentación- documento es cualquier soporte, de cualquier índole que contiene información de interéspara una determinada materia. Es la acepción más amplia posible para la palabra documento. Todo ser físico es un documento, con la única condición de que haya alguien que se interese por él. En esta acepción, documento se aproxima al concepto de comunicación que, sin embargo, siendo más amplio, porque no requiere que el mensaje esté adherido al soporte.

Desde esta perspectiva, el documentopuede ser definido como una comunicación fijada, grabada, adherida a un soporte. Todo documento es, pues, una comunicación, pero hay comunicaciones que no son documentos, como las señales del semáforo o las transmisiones orales- aun radiales y televisivas- que no se graben o registren en un soporte.

Para los historiadores: Documento es cualquier soporte que lleva fijada una información que estáreferida a un pasado humano. Es todavía un concepto más amplio. A la definición de los documentalistas se agregan dos condiciones: que informe sobre el pasado-no sobre el presente- y que haga referencia al hombre, de alguna manera. No son documentos para los historiadores, si hablan de la evolución física del planeta Tierra o de los animales.

Para los museólogos: documento es cualquier soporteque lleve fijada una información tal que sea posible exhibirlo en un museo, en un jardín botánico o en un zoológico. Una montaña o una estrella no son documentos para los museólogos.

Para los bibliotecarios: documento es un soporte que lleva un texto preparado para fines culturales, docentes, narrativos o de investigación y está destinado a muchos lectores –no usuarios- y que, por ello, seedita y publica. También pueden los documentos para bibliotecarios ser descritos del siguiente modo: Cada uno de los ítems que constituyen el material bibliográfico: libros, folletos, publicaciones periódicas. En general estos documentos tienen como soporte papeles impresos, pero existen microfichas y más modernamente disquetes para lectura en pantallas.

Los documentos bibliotecológicospresentan, a muy grandes rasgos, dos características diferenciales con los documentos de archivo:

-Son redactados como objeto o producto de una decisión del autor que pretende crear un material bibliográfico.

-Se pretende en grandes cantidades, para vender o distribuir a lectores, no usuarios.

Desde el punto de vista de la amplitud del contenido del término, éste es el lugar del documento paraarchiveros o administradores de documentos y archivos.

Para los juristas: es un soporte que lleva fijado un texto que goza de valor legal para imponer algo o para probar un hecho. Estos documentos todavía requieren el soporte papel, a pesar de que, en juicio, pueda el juez aceptar un documento fotográfico, sonoro o magnético.

Para los diplomatistas: es un proceso que lleva fijado un...