RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA

RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA: ESPACIO FISICO O LOCAL

1. Concepto:

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

2. Objetivos:

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir alincremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; yprocurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

3. Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio:

Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en términos dehomogeneidad y congruencia, la disposición del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integración total, que se refiere a la distribución que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total.
La mínima distancia recorrida, que es el tipo de distribución que permite que los objetos, documentos, materiales,formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulación, que encierra la distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo ymolestia mínimos.

Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.
Evitar superficies en que trabaje un númeroexcesivo de personas.
Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.
Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente.
Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.
Ubicar los escritoriosde manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme.
Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.
Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades queutilizan maquinas y equipos ruidosos.
Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.
Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.
Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisionesparciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación.
Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y maquinas.
Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua.
Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y suministros....