Racionalizacion

1.- ¿En que consiste una administración de oficina, a su vez explique los criterios que deben existir para una adecuada administración de oficina?
2.- ¿en que consiste una organización de documentos, a su vez, explique las condiciones que deberían existir para lograr una adecuada organización documental?
3.- Defina lo que significa diagrama de recorrido, mediante un ejemplo o más explique comose elabora este tipo de diagrama
4.- Presente diferentes teorías motivacionales existentes y de acuerdo al criterio de grupo, cual o cuales de esas teorías serán aplicadas en la organización.

Rpta 1:
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Concepto:
Se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención yservicios tanto para el personal, como para los clientes.
El estudio de la administración de oficinas busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismotiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado de los elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.
Planeación de ladistribución del espacio de la oficina.
La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos ydelegación precisa de responsabilidades.
Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.
Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicoscomo los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas y tablas de decisiones.
Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realizaciónde las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo.
La administración de oficinas, estudia la distribuciónque debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva.
Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano serepresenta la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de computadoras, etc.
Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia,...