Radicacion

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer  de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a laempresa.  De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecernormas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa. 

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

*Correspondencia personal
* Correspondencia publicitaria
* Correspondencia empresarial

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

-     Correspondencia persona :No debe abrirse. Se imprimirá la fecha derecibo en el sobre y se envía al destinatario.

-     Correspondencia publicitaria: Si  los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa, se les imprime la fecha de recibo y se envían ala dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.
Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo.-     Correspondencia empresarial: Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa.  Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

RADICACIÓN

Se hace con el selloradicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento  (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae lacomunicación.  Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

·   NO. DE  ORDEN : Se imprime con un numerador.  Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.

·   FECHA DE RECIBIDO Lacorrespondencia que llega, debe registrarse diariamente;  se imprime la fecha del día en que se realiza el registro.  Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y...